FAQ Übersicht

Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse einzurichten und zu dokumentieren.

cobra unterstützt Sie in der Version V2018 bei der Erfüllung bzw. Umsetzung des Antrages zur Auskunft. Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres. Eine Vereinfachung dieses Prozesses ist durch den Einsatz des astendo EditManagers und der WebExtension möglich.

Dieser Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die zur Verfügung gestellten Antworten dienen lediglich als Orientierungshilfe.

"Diese Teilveranstaltung ist kostenpflichtig: Bitte aktivieren Sie die Checkbox "kostenpflichtig" auch in der Rahmenveranstaltung (gegebenenfalls ohne der Rahmenveranstaltung Preise zuzuweisen), damit die entsprechenden Pflicht-Hinweise an den Teilnehmer ausgegeben werden (und die Belegoptionen konfiguriert werden können)."

Falls Sie eine Teilveranstaltung einer Rahmenveranstaltung kostenpflichtig setzen wollen, dann muss auch die Rahmenveranstaltung als kostenpflichtig markiert werden. Hierbei können die einzelnen Teilveranstaltungen dann sowohl kostenpflichtig als auch kostenlos sein. Die Rahmenveranstaltung gilt gewissermaßen als oberste Regel-definierende Instanz und muss demnach auch kostenpflichtig gekennzeichnet werden, damit die Teilveranstaltungen die Einstellung richtig erben können. Preise müssen aber nicht unbedingt zugeordnet werden.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

Die Zuordnung von Layouts erfolgt in den Einstellungen des EditManager über den Layout Designer.

Über den Reiter "Layoutzuordnungen" können Sie bestimmten Benutzergruppen ein oder mehrere Layouts zuordnen.
Zusätzlich können Sie einzelne Layouts als Standard festgelegen, welche bei der Adressbearbeitung zuerst geladen werden.

Auf diesem Weg können Sie beispielsweise einer Gruppe Anwender das Standard-Layout zur Adressbearbeitung zuordnen. Eine Gruppe Redakteure hingegen könnte das Layout zur Adressbearbeitung und ein zusätzliches Standard-Layout mit weiteren Redakteursfunktionen erhalten.  Abschließend könnte eine Gruppe Administratoren noch ein drittes Layout erhalten, bei denen alle zu bearbeitenenden Felder sichtbar sind.

Sie könnten aber auch bestimmte Layouts für verschiedene Adressanpassungen erstellen, so könnte es ein spezifisches Layout für die Bearbeitung von personenbezogenen Daten geben und ein anderes für die Bearbeitung von allgemeinen Informationen.

Auch können Sie unterschiedliche Layouts für die Adressanlage und -bearbeitung erstellen und zuordnen.

Der jeweilige Anwender kann bei der Adressverarbeitung dann unter den zugeordneten Layouts das Passende wählen.

Menschen haben einen Rechtsanspruch auf die korrekte Schreibweise ihres Namens. Es muss sichergestellt werden, dass Namen von Personen in allen IT-Verfahren auf die gleiche Weise verarbeitet werden können. Die DIN SPEC 91379 legt einen Mindestzeichensatz für diesen Zweck fest, der von allen IT-Verfahren der öffentlichen Verwaltung unterstützt werden muss.

astendo und cobra verwenden zur Speicherung von Adressbestandteilen die Zeichendatentypen „NCHAR“ und „NVARCHAR“. Dabei handelt es sich um Unicodedaten entweder fester Länge (NCHAR) oder variabler Länge (NVARCHAR), die den UNICODE UCS-2-Zeichensatz verwenden (000000 bis 00FFFF). Dies wird durch die Standardinstallationseinstellung für deutschsprachige SQL-Server, Latin1_General_CI_AS, erreicht.   Um zu prüfen, ob in Ihrer cobra-DB noch (historische) Zeichendatentypen „CHAR“ und „VARCHAR“ verwendet werden, benutzen Sie bitte folgende Abfrage in einer Statistik:

SELECT USERLEVEL_NAME, LOGICAL_NAME, DATA_TYPE Datentyp FROM INFORMATION_SCHEMA.COLUMNS INNER JOIN AP_FIELDINFOS ON LOGICAL_NAME=COLUMN_NAME WHERE TABLE_NAME = 'Addresses' AND TABLE_ID=2 AND DATA_TYPE not in ('bit','datetime','float','uniqueidentifier','money','int')

Falls Sie beim Erstellen des Berichtes oder dessen Auswertung Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support.

JAVA-Sicherheitslücke - Entwarnung für astendo-Kunden

Die aktuell heiß diskutierte, kritische Sicherheitslücke "Library log4j" gefährdet zahlreiche Server und Apps. Apple, Amazon, Twitter und viele andere Dienste sind dafür anfällig.

Für alle astendo-Kunden, die astendo-Produkte und durch astendo betriebene Dienste wie Webhosting oder gehostete Terminalserver nutzen, deshalb der wichtige Hinweis und die Entwarnung: Keines unserer Produkte oder Programme nutzt JAVA in irgendeiner Form, auch unser Hosting ist nicht davon betroffen. Sollten Sie selbst hosten, prüfen Sie bitte, ob Sie JAVA in irgendeiner Form verwenden.

Bitte beachten Sie dazu auch die Aussage der cobra GmbH zur gesamten cobra-Software: 
https://faq.cobra.de/content/2/512/de/kritische-schwachstelle-in-log4j.html

Ihr astendo-Team

Bitte beachten Sie, dass in der Kommunikation zu bei uns gehosteten webExtensions zukünftig (ab 01.12.2023) für die Verschlüsselung folgende Mindeststandards eingehalten werden müssen.
Andernfalls kann der eventManager / editManager keine sichere Verbindung aufbauen und Sie können nicht mit dem eventManager / editManager arbeiten.

TLS 1.3
TLS 1.2 mit den Ciphersuites
TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_GCM_SHA384
TLS_ECDHE_RSA_WITH_CHACHA20_POLY1305_SHA256

Ältere oder weniger verschlüsselte Protokolle werden nicht mehr bedient. (kein 128, kein CBC, kein TLS 1.0/1.1, usw.)

Anmerkungen:

Wir stellen Ihnen über  diesen Link ein Tool zum Download bereit. Dieses zeigt Ihnen, ob Ihre aktuellen Einstellungen kompatibel sind mit unseren neuen Sicherheitsstandards.
(Der Link führt zum Download einer ausführbaren Datei .exe)

Starten Sie diese Datei jeweils von demselben Client / Terminalserver, den der eventManager / editManager verwendet, um sich mit der webExtension zu verbinden.

GRÜN - Alles in Ordnung (kein weiterer Handlungsbedarf notwendig)

ROT - Ihre derzeitigen Einstellungen sind nicht kompatibel. (https://learn.microsoft.com/de-de/windows/win32/secauthn/cipher-suites-in-schannel)

Benötigen Sie weiterhin Unterstützung, dann könnte das unsere IT kostenpflichtig für Sie prüfen.

Zuerst suchen Sie den Systempfad Ihrer cobra-Version. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

Falls Sie cobra installiert haben, befolgen Sie Schritt 1.1 bis Schritt 1.5.

Falls Sie den Systempfad über die Winplus.sys rausfinden wollen folgen Sie Schritt 2.1

1. Systempfad über cobra finden

Schritt 1.1: Starten Sie Ihren cobra-Client.

Schritt 1.2: In cobra klicken Sie auf den "Info"-Tab und klicken dann auf "Produktinfo".

Danach erscheint ein Fenster in dem Sie auf den "Systeminfo..."-Knopf drücken.

Nun finden Sie das Programmverzeichnis, Systemverzeichnis und weiter Verzeichnissse.

Nun wissen Sie, an welchem Ort sich das Systemverzeichnis befindet und können dorthin navigieren.

Schritt 1.3: Kopieren Sie einfach den Systemverzeichnis Ordnerverweis und fügen Sie diesen in Ihren Explorer ein.

Schritt 1.4: Nun befinden Sie sich im Systemverzeichnis. Um nun zu Ihrem Client-Setup zu kommen, klicken Sie in der Explorer-Leiste auf CRMPRO. Danach befinden Sie sich im CRMPRO-Ordner. Nun gehen Sie in den Client-Setup-Ordner.

Schritt 1.5:Nun können Sie die Setup-Datei ausführen und dann Ihre cobra Version deinstallieren bzw. danach neu installieren. Sollte dies nicht funktionieren deinstallieren Sie das Programm wie gewohnt über die Systemsteuerung -> Programme und Funktionen.

Sobald Sie cobra deinstalliert haben können Sie es per Client-Setup wieder installieren.

2. Systempfad per Winplus.sys Datei finden

 Schritt 2.1: Über die Winplus.sys Datei den Systempfad herausfinden.

Schritt 2.2: Sie finden die Winplus.sys Datei unter dem Pfad C:\Program Files (x86)\cobra\(COBRA VERSION)\Programm

 Schritt 2.3: Öffnen Sie die Datei per Editor

Schritt 2.4: Nun können Sie den Systempfad kopieren und diesen in Ihren Explorer einfügen. Von nun an können Sie sich an Schritt 1.4 orientieren.

cobra CRM und EditManager Add-on

Technische Daten für folgende CRM-Lösungen: cobra CRM BI, cobra CRM PRO & cobra CRM PLUS

Systemvoraussetzungen Einzelplatz-Installation

Betriebssystem: 
32- oder 64-Bit, jeweils aktuellste Servicepacks installiert

Windows Vista ab SP2 *
Windows 7 SP 1
Windows 8
Windows 8.1
Windows 10

Empfohlener freier Arbeitsspeicher 1 GB RAM oder mehr
Festplattenspeicher 2 GB

*Wird nur als erweiterte Einzelplatz-Installation
 in Kombination mit einem bestehenden SQL Server 2008 oder 
 2012 unterstützt. Der mitgelieferte SQL Server 2014 wird laut Microsoft 
 offiziell unter Windows Vista nicht unterstützt.

Systemvoraussetzungen Client-/Server-Installation

Client-Betriebssystem:
32- oder 64-Bit, jeweils aktuellste Servicepacks installiert

Windows Vista ab SP 2
Windows 7
Windows 8
Windows 8.1
Windows 10(ab cobra 2015 R1.1604)

Server-Betriebssystem:

Windows Server 2000, 2003, 2008
(eingeschränkt, nur Serverinstallation, keine Client-Installation möglich.
Bitte beachten Sie, dass für die Installation der „Windows Installer 4.5„ benötigt wird.)

Windows Server 2008 R2 SP1, 2012, 2016, 2019
Zusätzlich gelten die Systemvoraussetzungen der eingesetzten Microsoft SQL-Server Version.

Datenbank

MS SQL Server (Express Edition) 2008, 2012, 2014, 2016, 2017
MS SQL Server 2014 Express wird mitgeliefert
Es gelten die Beschränkungen des jeweiligen MS SQL Server Express.

Hinweis:
Die Funktion "Mobiler Benutzer" funktioniert nicht mit der Express-Version;
setzt also einen professionellen MS SQL Server voraus.

Datenbankvolumen

Anzahl der Adressen nicht begrenzt.
Größe der Datenbank abhängig vom eingesetzten SQL-Server

Datensicherheit

Professionelle Backup-Lösung:
Sicherheitsmechanismen verhindern Datenverlust auch bei Systemabsturz 
und erlauben gezielte Wiederherstellung. Datenbankwartungspläne sorgen für optimierte Datenbestände. 
Hoher Schutz vor Datenmissbrauch durch zertifizierte Schutzmechanismen des SQL-Servers.

Terminmanager-Integration

Outlook 2007 oder höher (nur 32-Bit-Systeme)

Office-Integration

Word/Excel: Version 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 für Einzel-, Serienbrief und Export.

E-Mail-Integration

Outlook 2007 oder höher (jeweils nur 32-Bit-Systeme)
Lotus Notes Version 8.5
Novell Groupwise ab Version 8.0.1

EditManager Add-on Systemvoraussetzungen

 EditManager Version          cobra Version

 Version 4.x                  cobra Adress PLUS, CRM PLUS, CRM PRO

 Ab Version 2013
 Version 5.x                  cobra Adress PLUS, CRM PLUS, CRM PRO
 Ab Version 2015              Release 2

1. Veraltete Ansichten ohne Eingabemasken
Beispiel alt:


Seit der Version 2011 setzt cobra auf neuere Eingabemaskenelemente. Diese Elemente ersetzen Ihre bisherigen Felder in den Ansichten.
Gerne stellen wir Ihre Ansichten auf neuere Eingabemaskenelemente um. Melden Sie sich einfach bei uns über support@astendo.de.

Beispiel neu:

2. Bearbeiten Reiter für Kontaktbearbeitung vorhanden
Mit den neuen Eingabemasken fallen auch alte Standards weg. So werden heute Kontakte typischerweise in einer sich separat öffnenden Eingabemaske bearbeitet. Ein zusätzlicher Reiter für die Bearbeitung nimmt somit keinen extra Platz mehr weg.

Beispiel neu:

3. cobra Splashscreen zeigt eine alte Versionsnummer an
Beispiel alt:

Die aktuelle Version ist cobra 2018. Haben Sie eine älteres cobra-Release (2017, 2015, 2013), so sollten Sie dringend aktualisieren!

Beispiel neu:

4. Keine Funktionsschalftflächen in Tabellen vorhanden
Beispiel neu:

Funktionsschaltflächen können in Tabellen für einzelne Felder aktiviert werden. So können Sie z.B. noch schneller ein E-Mail losschicken oder ein Telefonat beginnen.

5. Veraltetes Menü mit Symbolleiste
Beispiel alt:


Aktuell wird in cobra ein Menü im Stile einer Ribbon-Bar verwendet (wie in Microsoft Office seit Version 2007). Einzelne Funktionen sind hinter Registerkarten versteckt. Diese Menüleiste lässt sich auch einklappen, um z.B. Platz zu sparen für kleinere Bildschirmauflösungen.

Beispiel neu:

6. Keine oder nur begrenzte Datenschutzfunktionen
Beispiel neu:

Mit cobra 2018 ("Datenschutz-ready") werden komplett neue Datenschutzfunktionen ausgeliefert. Diese müssen zusätzlich aktiviert und konfiguriert werden. Gerne führen wir die Einrichtung nach Ihren Vorstellungen durch. Wir bieten außerdem unterschiedliche Angebots-Pakete an, um z.B. auch eine kombinierte Einrichtungen mit Datenschutzschulung bei Ihnen durchzuführen. Gerne besucht Sie auch einer unserer Consultants vor Ort um Sie zu beraten.

7. Adressverknüpfungen
Beispiel alt:

Sollten Sie Funktionen wie "Adressverknüpfungen" nicht nutzen, so entfernen wir gerne die eingestellten Register um so Platz für andere Funktionen zu schaffen.

8. Unnützer Ballast
Lassen Sie uns Ihr cobra aufräumen und von Ballast befreien, wie z.B. nicht mehr benötigte Felder wie "Bankleitzahl" oder "Land".
Gemeinsam erarbeiten Sie mit uns eine bessere Struktur um z.B. weitere Felder mit aufzunehmen, deren Informationen bisher nur in einem Bemerkungsfeld hinterlegt worden sind (diese dort jedoch gar nicht hingehören).

9. Nicht konfigurierte Berichte/Statistiken
Gerne richtigen wir für Sie auch benötigte Auswertungen ein. Vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin um alle Details zu besprechen.

Per Default wird ab cobra 2020 die Stichworthierarchie als Tabelle in der Ansicht dargestellt.

Zugeordnete Stichwörter als Tabelle:

Für die Übersichtlichkeit ist die Darstellung als Baum unter Umständen besser geeignet.

Zugeordnete Stichwörter als Baum:

Um die Darstellung zu ändern, klicken Sie einfach in das Feld rechts oben in der Ecke.

Melden Sie sich in der Projekteverwaltung von astendo an.

Navigationsleiste: Hauptseite / Meine Seite / Projekte / Hilfe

Hauptseite

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, werden Sie zunächst von der Hauptseite empfangen, über die Sie aber zu Ihrem Projekt und zu Ihren Tickets kommen: Um zu Ihrem Projekt zu kommen, gibt es zwei Wege:    

1) über den Menüpunkt Projekte oben links in der Navigationsleiste

2) über das Eingabefeld auf der rechten Seite

Klicken Sie auf Ihren Firmennamen (im Beispiel "Referenzprojekt Basis")

Navigationsleiste: Hauptseite / Meine Seite / Projekte / Hilfe

Navigationspunkt "Projekt":

Es gibt drei Reiter in Ihrem Projekt, die für Sie besonders interessant sind. Auf diese soll im Folgenden näher eingegangen werden:

I. Tickets

II. Aufgewendete Zeit

III. Wiki

Sie können in der Übersicht des Projektes sehen, wer aus Ihrem Unternehmen Zugriff auf Redmine hat.

I) Reiter "Tickets":

Hier finden Sie eine Auflistung von Ihren aktuellen Supportanfragen oder Aufträgen, die wir bearbeiten. Sie können in der Ansicht wählen, ob Sie nur die offenen Tickets angezeigt bekommen möchten oder ob Sie auch bereits geschlossene Tickets einsehen möchten.  

Die Übersicht der Tickets zeigt Ihnen:  

-          das Erstelldatum und die Dringlichkeit des Tickets
-          wann es das letzte Mal aktualisiert wurde
-          welches Thema es behandelt
-          auf wen es zugewiesen ist (wer der aktuelle Bearbeiter und damit Ansprechpartner ist)  

Ist das Ticket auf Sie selbst zugewiesen, warten wir auf eine Rückmeldung von Ihnen.

Erstellung und Bearbeitung eines Tickets:

Bei einer Supportanfrage, können Sie selbst ein neues Ticket erstellen. Hierzu bitte auf +Neues Ticket oben rechts klicken (siehe Abbildung).

Es öffnet sich eine Eingabemaske:

Im Folgenden die Erklärung der einzelnen Bestandteile.

Tracker: Der Standardwert ist „Anfrage“. Wenn Sie ein Ticket öffnen, lassen Sie diesen Tracker bitte stehen. Wenn astendo Tickets anlegt, kommen ggf. auch die anderen Optionen als Tracker in Frage. In den häufigsten Fällen sind es die Tracker „Auftrag“, „Installation“ oder „Schulung“. 

Thema: Bitte hier in Kurzform Ihr Anliegen eingeben.

Beschreibung: Bitte hier Ihr Anliegen ausführlich beschreiben, ggf. mit Screenshots oder Anhängen verbildlichen.

Status: Gibt den Status der Bearbeitung des Tickets an.

Neu: Es ist neu angelegt worden.

In Bearbeitung: Jemand kümmert sich um die Erledigung Ihres Anliegens.

Gelöst: Das Thema ist endgültig bearbeitet (wird von astendo gesetzt)

Abgenommen: Nachdem wir Arbeiten erbracht haben, werden wir Sie ab und zu um Ihre Prüfung und Ihr Feedback bitten. Wenn Sie keine Änderungswünsche mehr haben, können Sie das Ticket abnehmen und somit schließen (wird hauptsächlich von Ihnen gesetzt).

Abgewiesen: wird kaum genutzt – die Anfrage oder Umsetzung kann z.B. aus technischen Gründen nicht umgesetzt werden. Sie werden in diesen Fällen über die Hintergründe informiert.

Feedback: Wird gesetzt, wenn astendo eine Rückmeldung von Ihnen benötigt.  

Priorität: Sie helfen uns bei der Bearbeitung, wenn Sie uns die Dringlichkeit Ihrer Anfrage mitteilen. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung. „Niedrig, Normal, Hoch, Dringend und Sofort“

Zugewiesen an: Gibt an, wer das Ticket aktuell bearbeitet und damit Ansprechpartner für das Ticket ist. Es kann sowohl einer bestimmten Person als auch einer Gruppe zugeordnet sein. Wenn Sie ein Ticket neu anlegen, können Sie das Feld offenlassen oder Sie tragen die Gruppe „Support“ ein. In beiden Fällen wird automatisch eine E-Mail an den Support generiert. Wir empfehlen: Verzichten Sie bei Neuanlage eines Tickets auf das Zuweisen an eine bestimmte Person. Sollte die Person im Urlaub oder aus anderen Gründen verhindert sein, bleibt die Bearbeitung Ihres Tickets möglicherweise liegen. 

Abgabedatum: Sie können uns ein gewünschtes Abgabedatum mitteilen. Dieses ist als Wunschdatum zu verstehen und muss mit uns abgestimmt werden. Hinweis: Ist das Abgabedatum von astendo gesetzt, ist dieses nicht in jedem Fall gleichzusetzen mit der Deadline Ihres Projektes. Astendo nutzt das Abgabedatum auch, um die zeitlich nächsten Schritte anzugeben. Das Datum wird für den nächsten Schritt aktualisiert. Die eigentliche Deadline finden Sie in der Beschreibung Ihres (Auftrags-)Tickets. 

Dateien: Hier können z.B. Screenshots aus der Zwischenablage und Dateien dem Ticket angehangen werden.

Es gibt bestimmte Aktionen, die nur von astendo durchgeführt werden können und manche, die nur von astendo durchgeführt werden sollten:
-          Das Zusammenführen von Tickets
-          Das Verändern des Titels eines Tickets
-          Das Generieren von Untertickets oder das Verknüpfen von Tickets: Werden z.B. aus einem Ticket mehrere, definiert man in der Regel thematisch ein Hauptticket und ordnet die zugehörigen Tickets diesem unter.
-          Anpassen des Abgabedatums (siehe Erklärung oben)

Beobachter: Wenn Sie ein Ticket selbst anlegen, werden Sie automatisch als Beobachter dieses Tickets eingetragen. Ebenso werden Sie automatisch Beobachter, wenn Ihnen ein Ticket zugewiesen wird. Als Beobachter wird man über jede Veränderung dieses Tickets per E-Mail informiert. Sie können sich jederzeit als Beobachter entfernen, indem Sie entweder auf das Sternchen „Nicht beobachten“ oder den Papierkorb neben dem Eintrag Ihres Namens in der rechten Spalte klicken. Genauso können Sie sich oder eine andere Person als Beobachter eines Tickets hinzufügen. So können Sie bspw. einer Urlaubsvertretung Ihre Tickets zur Beobachtung geben. 

I ) Reiter "Aufgewendete Zeit":

Hier können Sie sehen, welcher Mitarbeiter von uns an Ihren Tickets oder Supportanfragen gearbeitet hat und wieviel Zeit dafür verwendet wurde. So können Sie bereits vor Rechnungsstellung einsehen, was an Leistungen von uns angefallen ist.

II ) Reiter "Wiki":

Hier finden Sie nützliche Informationen, Kontaktdaten von Ansprechpartnern oder auch Zusammenfassungen von Gesprächen, Terminen und Absprachen.

Navigationsleiste: Hauptseite / Meine Seite / Projekte / Hilfe

Navigationspunkt: Meine Seite

Unter dem Menüpunkt „Meine Seite“ erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Tickets, die Ihnen zugewiesen sind und zu denen wir Ihr Feedback benötigen. Weiterhin sehen Sie eine Übersicht der Tickets, die Sie selbst erstellt haben.

Der Zugang zum astendo Ticketsystem ist nur für Kunden von astendo mit einem entsprechenden Wartungsvertrag oder autorisierten Partnern möglich.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Zugängen an unseren Vertrieb.

+49 30 2000 543 - 0
E-Mail an Vertrieb

Alle Aufwände und Arbeitseinheiten werden von den Mitarbeitern von astendo in der Projektverwaltung eingetragen und können dort von Ihnen eingesehen werden.

Öffnen Sie dazu in der Projektverwaltung (Informationen zur Anmeldung finden Sie hier) zuerst die Übersicht und anschließend die Details in Fenster Aufgewendete Zeit.

In der Detailübersicht haben Sie nun einen Überblick über die eingetragenen Aufwände jedes Mitarbeiters.

 Die eingetragenen Aufwände werden unterschiedlich bewertet. Wenn wir im Rahmen des Support z.B. einen Fehler in der Software beheben, werden diese Aufwände als 'Gewährleistung' eingetragen. Um den Supporttyp einzublenden, müssen Sie die Darstellungsoption bearbeiten und sich diese Spalte mit anzeigen lassen.

Klicken Sie dazu in der Übersicht auf die Schaltfläche Optionen, wählen links die Spalte Supporttyp und übernehmen Sie die Spalte mit der Pfeiltaste in die ausgewählten Spalten. Bestätigen Sie die Auswahl mit Anwenden.

In der Übersicht können Sie nun den eingetragenen Supporttyp sehen.

Zuerst benötigen Sie einen Anmeldenamen und Ihr zugeschicktes Passwort. Wenn Sie noch keinen Zugang zur astendo Projektverwaltung haben, klicken Sie bitte hier.

Mit Ihren Anmeldedaten können Sie sich nun auf der Seite https://projekte.astendo.de/ anmelden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich im Hauptbereich des Ticketsystems.

In der Projektverwaltung befindet sich neben der Verwaltung von Ticket auch ein Wiki, in dem das Projekt dokumentiert wird, also allgemeine Informationen zu Ansprechpartnern, Zugangsdaten oder Protokollen von Besprechungen gesammelt werden. Sie dürfen sich an dieser Stelle auch gerne an der gesamten Projektdokumentation beteiligen.

Melden Sie sich dazu in der Projekteverwaltung von astendo an (Anmeldung) und öffnen das Register Wiki in der oberen Menüleiste.

Übermittlung von Dokumenten an astendo

In vielen Fällen ist der Versand von Dokumenten - insbesondere mit personenbezogenen Daten - per E-Mail nicht sinnvoll, da diese in der Regel nicht verschlüsselt übertragen werden können. Aus Gründen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes ist der Versand bestimmter Dokumente wie Dateien aus Word, Excel oder Powerpoint (doc, docx, xls, xlsx, usw.) bei astendo ohnehin nicht zugelassen.

Falls Sie uns dennoch bestimmte Dateien zur Verfügung stellen möchten, die wir für unseren Support benötigen, nutzen Sie bitte einen der beiden folgenden Wege:

• Kunde bei astendo: Nutzen Sie unsere Projekteverwaltung bzw. Ticketsystem unter projekte.astendo.de. Dort können Sie auf verschlüsseltem Wege Dateien hochladen.
• Kein Zugang oder kein Kunde: Senden Sie uns Ihre Dokumente bitte als verschlüsseltes ZIP-Archiv. Vorzugsweise mit getrennter Kennwortübermittlung, z.B mittels Privnot. Alternativ nutzen Sie unser astendo Uploadcenter. Informieren Sie uns bitte vorher über die von Ihnen bereitzustellenden Dateien.

Hochladen von Dokumenten in der Projekteverwaltung von astendo

Öffnen Sie dazu in der Projektverwaltung (Informationen zur Anmeldung finden Sie hier) zuerst Ihr Projekt und anschließend das Register Dokumente. Klicken Sie nun auf den Link Neues Dokument, um  Ihr Dokument auszuwählen und in die Projekteverwaltung hochzuladen.

Geben Sie einen Titel für Ihr Dokument ein, hinterlegen eine Beschreibung und Öffnen über Dateien auswählen das oder die Dokumente, die Sie gerne hochladen möchten. Über die Schaltfläche Anlegen werden die Dokumente hochgeladen.

Nun können Sie uns den Link für das von Ihnen hochgeladene Dokument per E-Mail senden.

Ja, eine Kürschnerlizenz reicht auch bei mehreren Benutzern aus. Die Kürschnerlizenz gilt pro Standort und erlaubt auch gleichzeitige Zugriffe.

Sie starten den EditManager und erhalten dabei eine Fehlermeldung? Dann kann es sein, dass Ihre Version veraltet ist.

Folgende Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn der EditManager die falsche oder veraltete Version hat:

$GLOBALS['UploadErrors'][]='Ihre editManager Version ('.$GLOBALS['version'].') ist zu alt für die aktive webExtension (Version: '.$GLOBALS['webExtensionVersion'].'), ein Datenautausch wird daher unterbunden. Bitte sorgen Sie für ein Update des editManagers mindestens auf die Version '.$GLOBALS['minEdMVersion'].' oder Neuer. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an service@astendo.de.';

Sollte Sie die oben aufgeführte Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich bitte an service@astendo.de.

astendo eventManager / webExtension

Systemvoraussetzungen

Alle Systemvoraussetzungen für eventManager und webExtension finden Sie hier.

Die EventManager wird über sogenannte Concurrent-Lizenzen lizenziert.

Dabei kann der EventManager auf einer beliebigen Anzahl von PCs installiert werden, aber gleichzeitig immer nur von so vielen Anwendern verwendet werden wie Lizenzen vorhanden sind.

Sie starten den EventManager und erhalten dabei eine Fehlermeldung? Dann kann es sein, dass Ihre Version veraltet ist.

Folgende Fehlermeldung wird ausgegeben, wenn der EventManager die falsche oder veraltete Version hat:

$GLOBALS['UploadErrors'][]='Ihre eventManager Version ('.$GLOBALS['version'].') ist zu alt für die aktive webExtension (Version: '.$GLOBALS['webExtensionVersion'].'), ein Datenaustausch wird daher unterbunden. Bitte sorgen Sie für ein Update des eventManagers mindestens auf die Version '.$GLOBALS['minEvMVersion'].' oder Neuer. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an service@astendo.de.';

Sollte Sie die oben aufgeführte Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich diesbezüglich bitte an service@astendo.de.

"Es ist kein Schlüssel für die Link-Verschlüsselung gesetzt. Eine Kommunikation mit der webEx ist deshalb leider nicht möglich. Bitte setzen Sie hier (Screenshot) den Schlüssel für die Linkverschlüsselung. Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de"

In diesem Fall fehlt der Verschlüsselungs-Key in den eventManager Einstellungen.

Für eine erfolgreiche Kommunikation mit der webEx muss ein Verschlüsselungs-Key, wie in der folgenden Abbildung beschrieben, in den Mandanteneinstellungen hinterlegt werden.

"Es kann keine sichere HTTPS-Verbindung hergestellt werden. Eine Kommunikation mit der webEx ist damit leider nicht möglich. Möglicherweise haben Sie versucht, die Seite über HTTP zu öffnen. Nutzen Sie bitte eine sichere Verbindung über HTTPS."

Der Event-Manager setzt eine sichere Verbindung mit Iherer Website voraus. Stellen Sie bitte sicher, dass Ihre  im eventManager hinterlegte Website über eine sichere Verbindnung mit HTTPS läuft. Passen Sie dazu die webExtension URL unter den Mandanteneinstellungen der eventManager Systemeinstellungen an.

Geben Sie hier Ihre sichere Website ein. Das kann wie folgt aussehen:

->  

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Die webExtension ist momentan aufgrund von Wartungsarbeiten deaktiviert. Eine Kommunikation mit der webEx ist deshalb zurzeit nicht möglich. Bitte gedulden Sie sich einen Moment."

Es kann sein, dass Ihre webEx-Umgebung zurzeit aktualisiert oder anderweitig konfiguriert wird. Während eines Updates ist die Verbindung zwischen der webExtension und dem eventManager blockiert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren. In dieser Zeit sollte auch der eventManager nicht genutzt werden. Schließen Sie diesen also auch und wenden sich ggf. an Ihre Technik und erfragen, wann das Update geplant beendet wird. Diese Meldung erscheint im Übrigen auch auf Ihrer Veranstaltungs-Website, damit keine fehlerhaften Anmeldungen eingehen können.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Sie verwenden auf Ihrem Webserver veraltete Software, für die keine Sicherheitsupdates mehr zur Verfügung stehen und die damit nicht den Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und unseren minimalen Systemvoraussetzungen entspricht. Ein Weiterbetrieb ist daher leider nicht mehr möglich. Sprechen Sie dazu bitte Ihren Systemadministrator an."

Die webExtension auf Ihrem Webserver läuft auf einer bestimmten php-Version. Wenn die Version nach einiger Zeit zu alt wird und dadurch keine Updates mehr durchgeführt werden, endet dann hier auch die entsprechende Aktualität des Sicherheitsgrades. Somit entspricht die veraltete Version weder der DSGVO, noch unseren minimalen Systemvoraussetzungen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, um die php-Version auf der webExtension zu aktualisieren.

Siehe auch: Sie verwenden auf ihrem Webserver veraltete Software - Warnung für (noch) unterstütze sehr alte php-Versionen.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"'Sie verwenden auf Ihrem Webserver veraltete Software, für die keine Sicherheitsupdates mehr zur Verfügung stehen und die damit nicht den Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) entspricht. Wir empfehlen Ihnen daher dringend eine Aktualisierung, um weiterhin einen sicheren Betrieb zu gewährleisten. Sprechen Sie dazu bitte Ihren Systemadministrator an."

Die webExtension auf Ihrem Webserver läuft auf einer bestimmten php-Version. Wenn die Version nach einiger Zeit zu alt wird und dadurch keine Updates mehr durchgeführt werden, endet dann hier auch die entsprechende Aktualität des Sicherheitsgrades. In diesem Fall warnt Sie diese Meldung vor einer schon sehr alten php-Version, die wir zwar zurzeit noch unterstützen, aber innerhalb der nächsten paar Updates auslaufen wird. Danach können Sie die webExtension nicht mehr wie gewohnt nutzen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, um die php-Version auf der webExtension zu aktualisieren.

Siehe auch: Sie verwenden auf ihrem Webserver veraltete Software - Absolut veraltete php-Versionen.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"'Die Person mit der ID (?) muss hochgeladen werden, damit diese die adminApp benutzen kann. Bitte laden Sie danach die Veranstaltung noch einmal hoch."

Der eventManager bietet die Möglichkeit, Personen anzulegen, denen spezifische Rechte für die adminApp zugeordnet werden können. Im Menüpunkt Personen der Erweiterten Konfigurationen können neben den Stammdaten auch Nutzername und Passwort editiert werden. Damit die webExtension solche Informationen mitbekommt, müssen die angelegten Personen hochgeladen werden. Laden Sie nach Aktualisierung der Personen auch die Veranstaltung erneut hoch, da diese spezifische Einschränkungen für die adminApp Nutzer beinhalten kann

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"'Bitte definieren Sie im "Bearbeiten"-Tab das Veranstaltungsformat (Präsenz/Online/Mischung). Die strukturierte Ausgabe der Eventdaten für Google-Events wurde deaktiviert."

In der Veranstaltungsübersicht können nach Navigieren auf den "Bearbeiten"-Tab grundsätzliche Daten der Veranstaltung konfiguriert werden. Bei der Anlage einer neuen Veranstaltung werden Sie auch zuerst auf diesen Teil des eventManagers geleitet, um Metadaten, wie z.B. Veranstaltungsnamen, Datum und auch Veranstaltungsformat zu definieren. Das Veranstaltungsformat kann eine Präsenz-, Online- oder Mischveranstaltung sein. Bitte definieren Sie hier, um welches Format es sich handelt. Laden Sie die Veranstaltung anschließend erneut hoch.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Für das Event mit der ID 'EventID' sind in der webExtension noch keine Termine aktiviert. Bitte laden Sie zunächst das Event in die webExtension.'; "

Falls Sie versuchen Termine einer Veranstaltung hochzuladen, dann muss auch die Veranstaltung der webextension durch Hochladen bekannt gegeben werden.

Nutzen Sie dazu, wie auch bei den Terminen, den Hochladen-Button in der Veranstaltungsübersicht.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Das Event mit der ID 'EventID' wurde in der webExtension leider nicht gefunden. Bitte laden Sie zunächst das Event in die webExtension."

Die webExtension muss die einzelnen Veranstaltungen kennen, um sie anzeigen zu können. Nutzen Sie dazu den Hochladen-Button in der Veranstaltungsübersicht.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Die Funktionsadresse mit der ID[-] in der Funktionsadressen-Kategorie mit der ID[-] enthält keine Adress-Daten! Bitte überprüfen Sie, ob eventuell die Adresse (ehemalige ID) gelöscht wurde. '; "

Die in Veranstaltungen genutzten Funktionsadressen müssen im eventManager als Adresse vorhanden sein, um verwendbar zu sein. Adressen können direkt über ein angebundenes CRM importiert werden oder auch im eventManager angelegt werden. Falls eine Adresse, die auch in einer Veranstaltung als Funktionsadresse genutzt wird, aus dem eventManager gelöscht wird, können die entsprechenden Daten nicht mehr zugeordnet werden.

Um den Fehler zu beheben, muss also die gelöschte Adresse auch als Funktionsadresse in der Veranstaltung entfernt werden. Danach können Sie die Veranstaltung wie gewohnt hochladen.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Sie haben das Veranstaltungsmenü aktiviert, jedoch kein einziges Element für die Darstellung auf einer Unterseite definiert. Das Eventmenü wird daher deaktiviert."

Die Darstellung in einem Seiten-Menü muss initial aktiviert werden, bevor einzelne Elemente, wie Informationstexte oder Funktionsadressen auf eigene Unterseiten aufgeteilt werden können.

Alle Elemente, die in Unterseiten angezeigt werden können, besitzen eine entsprechende Option, die aktiviert werden muss. Gibt es keine anzeigbaren Elemente, wird das Seiten-Menü automatisch deaktiviert.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

"Bei der von Ihnen gewählten Aktion wurde der Statuswechsel im eventManager deaktiviert, Antworten werden deshalb nicht als "heruntergeladen" markiert und erneut zum Download angeboten, Uploads werden nicht gespeichert."

Bitte setzen Sie als Systemadministrator im Bereich "Allgemeine Einstellungen" → "Mandanteneinstellungen" → im Bereich "eventManager webExtension" den Wert für "IsStatusChange unterbinden" auf "false".

Sollte diese Änderung durch das AdminCenter vorgenommen worden sein, wenden Sie sich bitte an we@astendo.de.

"In der Veranstaltung sind Begleitpersonen als weitere Personen zugelassen - es sind jedoch keine Fragen für Begleitpersonen definiert. Bitte wählen Sie die entsprechenden Fragen dazu aus."

"In der Veranstaltung sind Unterteilnehmer als weitere Personen zugelassen - es sind jedoch keine Fragen für Unterteilnehmer definiert. Bitte wählen Sie die entsprechenden Fragen dazu aus."

"In der Veranstaltung sind Vertretungen als weitere Personen zugelassen - es sind jedoch keine Fragen für Vertretungen definiert. Bitte wählen Sie die entsprechenden Fragen dazu aus."

Die Abfrage von Feldern bei verschiedenen Teilnehmertypen, wie Begleiter, Unterteilnehmer und Vertreter werden über eine eigene Feldauswahl gesteuert und knüpfen somit nicht an die abgefragten Felder der Hauptteilnehmer. Die Felder können Sie entweder global anpassen:

Wählen Sie hier, entsprechend dem Teilnehmertyp, die sichtbaren und Pflichtfelder aus. Beachten Sie aber, dass sich angepasste globale Feldeinstellungen auf alle neu erstellten Veranstaltungen auswirken. Sollten Sie Feldeinstellungen nur für eine einzelne Veranstaltung umstellen wollen, so können Sie dies in den webEx-Einstellungen der Veranstaltung tun:

Eine Übersicht der Teilnehmertypen des eventManagers finden Sie hier.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

Falls Sie das adminApp-Modul nutzen, können Sie Personen aus dem eventManager in die webExtension als AdminApp-Nutzer hochladen und Veranstaltungen freigeben. Dazu müssen Sie zuerst Nutzer unter den erweiterten Einstellungen anlegen.

Erstellen Sie dazu eine neue Person oder bearbeiten Sie bestehende. Füllen Sie zumindest den internen Namen für eine bessere Übersichtlichkeit. Um eine Person dann als App-Nutzer zu markieren, müssen sie in den webEx-Einstellungen die Berechtigungen aktivieren und entsprechend konfigurieren:

Definieren Sie hier die genauen Berechtigungen, sowie Nutzername und Kennwort. Vergessen Sie nicht, die Personen nach der Änderung auch hochzuladen!

Im Anschluss können Sie Veranstaltungen für die Nutzung in der App freigeben, indem Sie im Baum Apps die adminApp konfigurieren:

Im darunter aufgegangenen Ast können Sie auch weitere Berechtigungen für diverse Nutzer konfigurieren. Gibt es keine Nutzer mit bestimmten Rechten, müssen diese auch nicht zugeordnet werden. Des weiteren können hier auch Checklisten und Alarme der adminApp konfiguriert werden.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

Die Einstellungen für die webExtension im eventManager sind bereits sehr vielfältig, hier werden aber nur die wichtigsten Parameter angeboten. Viele Einstellungsmöglichkeiten werden nicht im eventManager konfiguriert, sondern in der webExtension selbst (wie z.B. ALLE in der webExtension verwendeten Texte).

Dazu verfügt die webExtension über einen eigenen Bereich, das Backend, über den viele weitere Parameter für die webExtension konfiguriert werden können. Um das Backend zu öffnen, melden Sie sich am CMS (webEdition) der webExtension an, indem Sie folgenden Link in einem Browser öffnen: [URL Ihrer webExtension]/webEdition (Groß- und Kleinschreibung beachten!)

Melden Sie sich nun mit Ihren Zugangsdaten in der webEdition an. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten für die webEdition besitzen, senden Sie uns bitte eine E-Mail an webextension@astendo.de. 

Zum Öffnen des Backend müssen Sie PopUps in Ihrem Browser zulassen!

Nach dem Öffnen der webEdition können Sie nun unter Extras webExtension... das Backend der webExtension öffnen.

Nun öffnet sich das Backend zur webExtension:

Hier lassen sich spezifische Einstellungen der webExtension konfigurieren.

Im Prinzip ist ein iFrame möglich.

Für einfache Aufgaben wie Newsletter-Anmeldungen ist es auch recht problemlos. Man kann in der webExtension einen virtuellen Mandanten anlegen und per CSS alles ausblenden außer die Formularseite. Navigation, Header, Footer, etc. würde die Kundenwebseite liefern und nur die Formularseite liefert die webExtension.

Es gibt jedoch diverse Nachteile:

1. Da die "Länge" der Anmeldeseite je nach Veranstaltung stark unterschiedlich ist, können schnell unschöne Scroll-Balken und ähnliches auftauchen. Der iFrame ist fast immer zu lang.
2. Ein Event-Menü und Ähnliches lassen sich nur extrem aufwändig umsetzen.
3. Die Nutzung von Anmeldelinks, Abmeldelinks, Double-OptIn-Links und Wiederkommerlinks ist nur dann möglich, wenn auf der Kundenwebseite sichergestellt ist, dass die "request"-Parameter (bnr, etc.) an den iFrame übergeben werden und als URL die entsprechende Seite der Kundenwebseite benutzt wird. Dabei sollten immer genau die GET-Parameter an die webExtension weitergegeben werden. Dies müsste durch die Agentur des Kunden sichergestellt werden.
   Empfehlung für die Konfiguration:
   Typischer Anmeldelink:
   www.kundenwebseite.de/service/newsletter/?bnr=xyz&weitereprameter=xyz
   Typischer Abmeldelink:
   www.kundenwebseite.de/service/newsletter/?unsubscribe=1&email=xyz
   Diese Links müssen in folgender Form an die webExtension weitergegeben werden: www.webextension.de/service/newsletter/?bnr=xyz&weitereprameter=xyz
   www.webextension.de/service/newsletter/?unsubscribe=1&email=xyz

Voraussetzungen:

• In der webExtension (im eventManager) muss die Verzeichnisstruktur der Kundenwebseite soweit relevant für die Links nachgebildet werden
• ggf. Update auf die letzte webExtension- und eventManger-Version

Welche Informationen benötigt astendo für die Umsetzung?

1. Möchten Sie immer ein iFrame verwenden oder nur für bestimmte Veranstaltungen?
2. Wenn ein iFrame verwendet wird, gibt es unterschiedliche Designs von denen Sie wählen möchten?
   z.B. ein iFrame-Design soll mit Event-Menü erstellt werden und eins ohne Event-Menü.
3. Wie soll das/die iFrame-Design/s aussehen?
   Wir benötigen entweder einen Link zu einer bestehenden Webseite von der wir das Design kopieren können oder Photoshop-Dateien.

Ab 1. Juli soll die Mehrwertsteuer kurzfristig gesenkt werden.

Dabei ist zu beachten, dass für den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz das Leistungs- und nicht das Rechnungsdatum gilt, also der Zeitpunkt, an dem die Veranstaltung durchgeführt wird.

Manuelle Anpassung:

Unabhängig von einem zu einem späteren Zeitpunkt verfügbaren Update, können Sie mit älteren Versionen nur neue Preise anlegen, die einen reduzierten Mehrwersteuersatz (dann 16%) verwenden. 

Update:

Wir empfehlen Ihnen allerdings die Installation eines Updates der Version 6.5.3, das wir Ihnen zum 22.6.2020 zur Verfügung stellen, in dem sich der Mehrwersteuersatz für Veranstaltungen, die ab 1. Juli stattfinden automatisch anpasst.

Häufig startet ein bereits installierter und eingerichteter EventManager nicht mehr, bzw. es kommt beim Start folgende Lizenzmeldung:

Ursache für diese Meldung ist, dass der EventManager keinen Zugriff auf das Systemverzeichnis hat und die Lizenzdatei nicht mehr findet.

Folgende Ursachen können dafür verantwortlich sein:

• Ein gemapptes Laufwerk ist nicht mehr vorhanden
• Die aktuellen Benutzerberechtigungen reichen nicht aus, um auf das Systemverzeichnis zuzugreifen
• Server oder Freigabe sind nicht mehr vorhanden

Wenn Sie selbst keine E-Mail-Bestätigungen erhalten, liegt das häufig daran, dass Ihr eigener E-Mail-Server dem Empfang von E-Mails mit der eigenen Domäne aus der WebExtension ablehnt: die WebExtension sendet als Standard mit dem Absender des eingetragenen Ansprechpartners, also z.B. ansprechpartner@domaene.de. Ihr E-Mail-Server ist aber selbst Verwalter der Domäne domaene.de und lehnt deshalb die Zustellung von externen E-Mails mit dieser Domäne ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Administrator für Ihren E-Mail-Server, dass der Empfang von E-Mails aus der WebExtension (auch unter Verwendung der eigenen Domäne!) zugelassen wird.

Bei Auslieferung des EventManagers sind alle Layouts von Tabellen und Formularen im Systemlayouts hinterlegt, die von Benutzern individuell verändert werden können. Die Benutzer-Layouts haben immer Vorrang beim Laden vor den Systemlayouts.

Um diese Layouts wieder zurückzusetzen gehen Sie wie folgt vor:

1. Anmelden als Systemverwalter
2. Alle Layouts bearbeiten und "als System-Vorlage speichern".
   Diese als System-Vorlage nun gespeicherten Layouts werden nur von den Benutzern angezeigt, die noch keine individuellen Einstellungen vorgenommen haben. 
3. Nun müssen noch die Benutzer-Layouts gelöscht werden. 
   
   ACHTUNG! Damit werden alle individuellen Layouts der Benutzer gelöscht!
4. Neustarten des EventManagers.

Verschiedene Administrationsbereiche im EventManager sind dem Systemverwalter vorbehalten. Um sich als Systemverwalter anzumelden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden im Menüband Systemeinstellungen - Systemverwalter.

Das Passwort für den Systemverwalter bei der Auslieferung ist 'astendo'.

Wenn Sie selbst keine E-Mail-Bestätigungen erhalten, liegt das häufig daran, dass Ihr eigener E-Mail-Server dem Empfang von E-Mails mit der eigenen Domäne aus der WebExtension ablehnt: die WebExtension sendet als Standard mit dem Absender des eingetragenen Ansprechpartners, also z.B. ansprechpartner@domaene.de. Ihr E-Mail-Server ist aber selbst Verwalter der Domäne domaene.de und lehnt deshalb die Zustellung von externen E-Mails mit dieser Domäne ab.

Sprechen Sie mit Ihrem Administrator für Ihren E-Mail-Server, dass der Empfang von E-Mails aus der WebExtension (auch unter Verwendung der eigenen Domäne!) zugelassen wird.

Sie können bereits viele Texte der WebExtension im EventManager direkt ändern. Alle anderen Texte lassen sich nur direkt in der WebExtension - im Backend anpassen.

Weitere Informationen zur Anmeldung im Backend finden Sie unter  Wie kann ich mich in der WebExtension (Backend) anmelden?.

Sie haben die Möglichkeit bis zu zwei Ansprechpartner je Veranstaltung zu hinterlegen, an die Teilnehmer sich bei Fragen wenden können.

Neben verschiedenen Informationen wie Namen, E-Mail-Adresse, Position oder Telefonnummer können Freitexte und Fotos der Personen hinterlegt werden.

Die Ansprechpartner werden in der Seitenleiste der Veranstaltung angezeigt:

Die Konfiguration erfolgt über den Konfigurator für Veranstaltungen [Veranstaltungsübersicht | Einstellungen]:

Hier finden Sie einen Überblick über die Kommunikationswege der aufgeführten Applikationen:

Der Kommunikationsaufbau erfolgt derzeit ausschließlich durch die Clients; d.h. sowohl der Upload als auch der Download von Daten in oder aus der webExtension wird durch die Clients via HTTPS gesteuert und initiiert und kann auch über einen Proxy geroutet werden.

Es gibt keinen direkten Zugriff von der webExtension auf die interne Struktur.

Bitte verwenden Sie die in der Anlage aufgeführten QR-Codes zur Kalibrierung Ihres Scanners.

Folgende Voraussetzungen sollten an dem Tag der Umstellung gegeben sein:

• Während es gesamten Updates darf der eventManager nicht gestartet werden. Sollten Sie oder einer Ihrer Kollegen den eventManager starten bevor wir Ihnen mitteilen, dass Sie das Programm starten dürfen, können wir nicht garantieren, dass eventManager und webextension nach dem Update fehlerfrei funktionieren.
  Sollten dadurch Korrekturaufwendung von unserer Seite nötig sein, müssen wir Ihnen diese in Rechnung stellen.
•  Es sollte idealerweise ein Zeitraum sein, in dem entweder gar keine oder nur wenige Events stattfinden.
•  Es wird ein Wartungsmodus auf der Webseite eingerichtet. Während dieser Zeit sind keine Anmeldungen möglich. (Sollten Sie einen Wunsch für den eingeblendeten Hinweistext haben, dann schicken Sie Ihren Vorschlag bitte an support@astendo.de )
•  Es werden alle Veranstaltungen zurückgezogen für die Umstellung.
•  Zugriff auf die cobra wird benötigt, um Anpassungen vorzunehmen.
•  Zugriff auf den SQL-Server mit administrativen Berechtigungen wird ebenfalls benötigt.
•  Installationsberechtigungen am Client wird benötigt.

Für die Zeit nach der Umstellung sollten Sie noch Zeit einplanen, um ggf. Anpassungen an den Events vorzunehmen. Speziell für die Darstellung auf der webextension müssen oftmals noch Änderungen vorgenommen werden, die sich auf Grund der zahlreichen neuen Möglichkeiten ergeben.

Durch die Umstellung ist es in einigen Fällen auch notwendig eine Schulung für die Anwender zu beantragen, da die Neuerungen/Anpassungen recht umfangreich sind. Als kleinen Einstieg können wir Ihnen diese Videos empfehlen: https://www.astendo.de/Eventmanager/Video.php.

Betreffend der webExtension: Wenn Sie die webExtension bei sich hosten, stellen Sie bitte sicher, dass die Servervoraussetzungen gegeben sind, die Sie auf folgender Seite unter der Überschrift "webExtension Systemvoraussetzungen" finden: https://astendo.de/Eventmanager/EventManager_Systemvoraussetzungen.php.

Hinweis: Wenn diese Voraussetzungen nicht gegeben sind, kann die geplante Umstellung nicht durchgeführt werden.

Folgende Teilnehmertypen sind im eventManager verfügbar.

Darüber hinaus können Sie sich für Ihren Gebrauch individuelle Teilnehmerkategorien anlegen und über diese weitere Einstellungsmöglichkeiten steuern.

Bei bestimmten Einstellungen wird die Teilnahmefrage der Rahmenveranstaltung angezeigt, obwohl diese im eventManager nicht aktiviert ist.

1. Es ist eine minimale Zahl von Teilveranstaltungen eingestellt, die der Teilnehmer auswählen muss und der Teilnehmer ist ein eingeladener Teilnehmer oder ein Wiederkommer. Damit der Teilnehmer absagen kann, muss eine Teilnahmefrage für die gesamte Rahmenveranstaltung angezeigt werden. Da eine minimale Zahl von Teilveranstaltungen eingestellt ist, würde der Teilnehmer nicht absagen können.

2. Es sind Vertreter oder Begleitpersonen erlaubt und eine der zwei Optionen ist ausgewählt.
a) "In der Rahmenveranstaltung definiert, Auswahl je Teilveranstaltung"
b) "In der Rahmenveranstaltung definiert und auf alle Teilveranstaltungen übertragen"


Wie diese Optionen bereits beschreiben, wird der Vertreter bzw. die Begleitperson/en in der Rahmenveranstaltung definiert. Somit muss die Teilnahmefrage der Rahmenveranstaltung angezeigt werden.

Das Update von eventManager und webExtension 6.4 bringt einige Anpassungen und Aktualisierungen von Systemkomponenten mit sich. 

Folgende Anpassungen bzw. Aktualisierungen werden im Rahmen des Updates durchgeführt:

Update eventManager 6.4

• Erstellung Datenbanksicherung
• Prüfung Feldinformationen
• Reorganisation der Tabelleninformationen (EM_Tables)
• Fremdschlüssel prüfen und verwaiste Datensätze als gelöscht markieren
• Datenbankbereinigung und Datensätze endgültig löschen
• Verschlüsselung einrichten
• Optional: Verschlüsseln der bestehenden Anmeldelinks 
• Layouts für die Bearbeitungsmasken aus Version 6 übernehmen

Update webExtension 6.4

• Aktivierung Wartungsmodus
• Erstellung Datenbanksicherung (bei Hosting astendo)
• Protokolle bereinigen
• Update auf webExtension 6.1
• Update auf webEdition 7.0.4.1
• Update auf webExtension 6.4
• Einrichtung Verschlüsselung

Update Komponenten

• webEdition 7.0.4.1
• PHP 7
• we:phpMyAdmin : 4.2.8 (PHP 7.x)
• we:extPlorer (2.1.11 (PHP 7.x)
• we:mpdf (7.1.1, PHP 7.x – Faktura-Modul)
• CSS-Parser: Sabberworm 8.2.0 (PHP 7.x)
• Template-Engine: Smarty  3.1.32
• DSGVO-kompatible Einbindung von Sozial-Share Buttons: Shariff 1.25.1 (PHP 7.x)

Sie haben die Gelegenheit genutzt und verwenden eine Rahmenveranstaltung für die Organisation von mehreren zusammenhängenden Events. Im Anmeldeformular fällt Ihnen auf, dass der Name der Rahmenveranstaltung zweimal auftaucht. Einmal in "groß" ganz oben im Formular und einmal in "normal" unter dem häufig verwendeten Satz:"Schön, dass Sie sich für die folgende Veranstaltung ..." usw .

Je nachdem, wie Ihre Prioritäten gelagert sind, haben Sie die Optionen einen der beiden oder auch beide auszublenden. Im Folgenden sehen Sie die globale Einstellungsmöglichkeit, über die Sie die Anzeige des Namens der Rahmenveranstaltung für alle Rahmenveranstaltungen abschalten können.

Sie arbeiten mit Mandanten? Dann können Sie die Einstellung dafür selbstverständlich je Mandant vornehmen.

In der Konfiguration habe ich die Möglichkeit, alle Teilnehmerkategorien zentral zu verwalten, also beliebige hinzuzufügen oder zu löschen.

Nachdem ich mir in der Konfiguration einige passende Teilnehmerkategorien angelegt habe, kann ich nun in den Einstellungen einer jeden Teilveranstaltung direkt die Beschränkung der Anmeldung auf Teilnehmerkategorien aktivieren und mir die jeweiligen Kategorien auswählen, welchen die Anmeldung zu der aktuellen Teilveranstaltung erlaubt sein soll. 

Damit stelle ich sicher, dass auch wirklich nur jemand mit der entsprechenden Teilnehmerkategorie in der Lage ist, diese Teilveranstaltung überhaupt zu sehen und sich dafür anmelden zu können.

Wenn ich nun im Einstellungsdialog der Rahmenveranstaltung die jeweiligen Teilnehmerkategorien zu der Rahmenveranstaltung hinzufüge,

habe ich in der Veranstaltungsübersicht jederzeit ihm "Gehe Zu"-Bereich der Rahmenveranstaltung Zugriff auf die Anmeldelinks für die jeweiligen Teilnehmerkategorien. Das heißt, ich kann hier direkt nachprüfen, ob die Beschränkungen so funktionieren, wie ich mir das vorgestellt habe und kann sie mir außerdem z.B. direkt für den Versand von Einladungsmails kopieren.

So erhalten z.B. Sponsoren und Vorstandsmitglieder die Chance zur Anmeldung auf den Sektempfang und Dozenten nicht. Dafür können diese an der Einweisung zum Ablauf teilnehmen, der widerum weder für Mitglieder noch Sponsoren gedacht ist. Für die Steuerung der Teilnehmer in Bezug auf die Teilveranstaltungen innerhalb der Rahmenveranstaltung hilft mir das sehr.

Worauf ich auch notwendigerweise und zwingend geachtet habe? Dass ich nicht aus Versehen eine Person zu einer Teilveranstaltung eingeladen habe, die sie gar nicht sehen soll. Denn wenn ich eine Person gezielt über den eventManager in die webExtension als eingeladene Person hochlade, nützt mir auch keine Beschränkung mehr.

Es besteht die Möglichkeit, mit der Auswahl einer Preiskategorie im Online-Formular ein Adress-Feld zusätzlich einzublenden und abzufragen.

Bsp.: Ein Preis gilt nur für Kinder bis zu einem bestimmten Alter. Deshalb soll bei der Auswahl der Preiskategorie "Kind" zusätzlich das Geburtsdatum mit abgefragt werden.
Diese Abhängigkeit lässt sich in einem Preis definieren.

Dazu navigiert man über die Konfiguration direkt zum Einstellungsbereich des betreffenden Preises:

Im Preis selbst lässt sich hier das entsprechende Adressfeld auswählen:

Um im Formular die doppelte Abfrage eines Feldes zu vermeiden, sollte man entsprechend des Teilnehmertyps sicherstellen, dass eben dieses zusätzliche Feld nicht auch in der allgemeinen Feldauswahl im entsprechenden Event hinterlegt ist.

Um dem Beispiel zu folgen, sollte das Feld "Geburtstag" für die betreffenden Teilnehmertypen so eingestellt sein, dass es nicht immer abgefragt wird, damit es dann ausschließlich bei der Auswahl der Preiskategorie zusätzlich mit eingeblendet wird.

Dafür navigiert man in die veranstaltungsspezifische Feld-Konfiguration und überprüft die Einstellungen für das Feld je Typ:


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Die Konfiguration richtet sich selbstverständlich immer nach den gewünschten Anforderungen und kann individuell angepasst werden.
Bei Fragen wenden Sie sich gern an unser Service-Team unter support@astendo.de

Derzeit werden folgende CRM vom EventManager unterstützt:

• cobra CRM
• Salesforce
• CAS

Folgende CRM sind in Arbeit/Planung:

• Microsoft CRM

Es werden alle Programme und Versionen ab cobra CRM 2011 ohne Einschränkungen unterstützt.

• Adress PLUS
• CRM PLUS
• CRM PRO
• CRM BI
• alle Branchenlösungen

Es werden alle Programme und Versionen ab cobra CRM 2011 ohne Einschränkungen unterstützt.

• Adress PLUS
• CRM PLUS
• CRM PRO
• CRM BI
• alle Branchenlösungen

Es gibt folgende webExtensions:

• Standard
• Plus
• Professional
• Portal Edition

Hier finden Sie eine Übersicht der Leistungen der einzelnen webExtension Versionen.

Darüber hinaus gibt es die folgenden Zusatzmodule, die ab webExtension  Professional mit der webExtension eingesetzt werden können:

• Responsive-Modul
• Mehrsprachen-Modul
• Faktura-Modul
•  demnächst: Design- und Kommunikations-Modul
•  demnächst: App-Modul und App-Modul Professional

Hier finden Sie einen Überblick über die Kommunikationswege der aufgeführten Applikationen:

Der Kommunikationsaufbau erfolgt derzeit ausschließlich durch die Clients; d.h. sowohl der Upload als auch der Download von Daten in oder aus der webExtension wird durch die Clients via HTTPS gesteuert und initiiert und kann auch über einen Proxy geroutet werden.

Es gibt keinen direkten Zugriff von der webExtension auf die interne Struktur.

Die webExtension und alle optionalen Module müssen jeweils pro Installation nur einmal erworben werden. Sie unterstützt dabei auch die Verwendung von Mandanten, über die Abteilungen oder Standorte getrennt Ihre Veranstaltungen in der webExtension veröffentlichen können.

Ein Teilnehmer gelangt auf zwei Wegen direkt zur Veranstaltung und ins Anmeldeformular:

1.  durch den Anmeldelink in Einladungsmails oder
2.  durch die Buchungsnummer.

Dabei werden - je nach Einstellung im eventManager - Teilnehmerdaten angezeigt.

Soll mit absoluter Sicherheit verhindert werden, dass andere Personen diese Daten einsehen können, selbst wenn Sie über die Buchungsnummer oder den Anmeldelink verfügen, so wählen Sie in den Veranstaltungseinstellungen die Option "Vorab-Identifikation per E-Mail"

In diesem Fall erhält der Teilnehmer in einer E-Mail an die hinterlegte E-Mail Adresse ein Einmal-Passwort (und zusätzlichen Bestätigungslink), der das Formular freischaltet. Der Link bzw. das Passwort verliert nach maximal 30 Minuten seine Gültigkeit.

Ab der eventManager Version 6.2 (Jan./Feb. 2018) können Einladungslinks optional verschlüsselt werden.

Unsere Server sind speziell für die hohen Sicherheits- und Leistungsanforderungen unserer webExtension Kunden konfiguriert.

Die Highlights:

• Serverstandort Deutschland (Köln)
• Rechenzentrum mit 24/7 Überwachung, Videoüberwachnung und Mehrfaktor-Authentifizierung zur Zugangskontrolle
• Hochmoderne VESDA Brandschutzkontrolle
• redundante unterbrechungsfreie Notstromversorgung, redudantes Notstrom-Aggregat und redundante Klimatisierung
• Mehrfach redundante Anbindung an das Internet mit 2x20Gbit/s über HEG-Backbone (Deutsche Telekom, Telia, NetCologne), 40 Gbit/s Backbone nach Frankfurt mit 100 Gbit/s zum DECIX

Für alle Server gilt:

• Nächtliches Backup aller Dateien, Datenbanken, E-Mails
  mit Rückgriff auf Backups mindestens über 7 Tage
• Servicelevel: 99,9% Verfügbarkeit garantiert.

Für die Erstellung eines mehrsprachigen Events benötigen Sie das Mehrsprachenmodul des eventManagers. Ohne dieses Modul ist eine Bereitstellung von mehrsprachigen Events nicht möglich. Sie können alle Arten von Events in mehrsprachiger Version anbieten (Veranstaltungen, Newsletter, Umfragen etc.)
Sobald Sie eine Veranstaltung in mehreren Sprachen hochgeladen haben, taucht diese im Mehrsprachenmodul auf.

Hier können Sie nun bei dem jeweiligen Event z.B. bei „1 Einzelveranstaltung Texte“ auf „Britisches Englisch Übersetzung“ klicken um in die eventspezifischen Übersetzungen zu gelangen.

Ändern Sie hier zum Beispiel den Veranstaltungsnamen unter Basis-Texte, sowie Ansprechpartner oder die Informationstexte Ihres Events. Sie können auch die Adressfelder der Teilnehmer anpassen. Hier zu sehen z.B. die Eingeladenen Teilnehmer und die Unbekannten Teilnehmer.
Diese Felder werden meistens schon bei der Ersteinrichtung als Systemtexte hinterlegt – sollten aber immer überprüft werden, ob auch alle benötigten erscheinen. Alle Anpassungen werden nach dem Speichern direkt übernommen, weshalb Veranstaltungen nicht noch einmal hochgeladen werden müssen. Bereiche, welche schon eine vorhandene Übersetzung besitzen, werden in normaler Schriftart dargestellt. Bereiche, welche noch keine Übersetzung bzw. nicht komplett übersetzt sind, werden in einer fetten Schriftart dargestellt.
Wenn Sie nun z.B. in die Einstellungen der Basis-Texte navigieren, bekommen Sie folgende Elemente zu sehen:

In diesem Bereich können Sie die Übersetzungen der einzelnen Elemente anpassen. Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Schaltflächen.

1.       „speichern“ - Button
Mit diesem Button speichern Sie alle Felder.

2.       „copy“ - Button
Mit diesem Button können Sie das vorhandene Format und den Inhalt kopieren. Dies bietet sich an, sobald Bilder involviert sind oder speziell formatierte Texte.

3.       „translate“ - Button
Mit diesem können Sie einen Vorschlag der Übersetzung anfragen. Dieser wird via Google-Translate bereitgestellt.

4.       „Als Standard-Übersetzung speichern“ - Checkbox
Wird diese mit angehakt, wird für das entsprechende Feld dieser Inhalt verknüpft mit gespeichert. Das bedeutet, dass wenn der zu übersetzende Text in einem anderen Event und Feld gleichen Typs 1 zu 1 wieder auftaucht, dann wird beim Upload dieses Events das Übersetzungsfeld automatisch mit der als Standard abgespeicherten Übersetzung befüllt. (Bestehende Standardwerte können bei den Standard-Eventtexten der jeweiligen Sprache geändert und gelöscht werden.)

5.       „geändert zu / übersetzen“ - Checkbox
Falls mehrere Personen im Mehrsprachenmodul arbeiten, bietet sich diese Schaltfläche sehr an. Mit dieser können Sie kennzeichnen, welche Felder noch nicht übersetzt worden sind oder noch einmal überprüft werden sollen. Sie wird automatisch befüllt, wenn der Originaltext verändert worden ist.

Bitte beachten Sie, dass nach speichern der Übersetzungen diese direkt auf dem Formular angepasst sind.

Für die Verwendung des EntryManagers benötigen Sie so viele Lizenzen, wie Sie bei einer Veranstaltung für die Akkreditierung einsetzen möchten.

Nein, es gibt keine einschränkenden Versionen bei der Nutzung des EntryManagers.

Jede Lizenz kann eine beliebige Anzahl von Teilnehmern akkreditieren. Alle Bereiche im EntryManager sind mit einer entsprechenden Lizenz nutzbar:

• Ausdruck von Badges vor Ort
• Bearbeitung von Teilnehmern
• Abstimmungen
• Platzierung

Die einzusetzende Version ist nur vom Programmstand des EventManagers abhängig.

Bitte verwenden Sie die in der Anlage aufgeführten QR-Codes zur Kalibrierung Ihres Scanners.

Die wesentlichen Änderungen der Version 6.0 sind beschrieben unter: https://www.astendo.de/Eventmanager/EventManager6.php

Optimierungen

• Verarbeitung der Rahmenveranstaltungen
• Löschung von Datensätzen bspw. Anzeige welche Abhängigkeiten mit gelöscht werden
• Handling von Standardwerten bei WebExtension-Einstellungen verbessert
• Upload der WebExtension-Einstellungen optimiert
• Beim Duplizieren/Verschieben von Veranstaltung bleiben die WebExtension-Einstellungen immer erhalten

Neuerungen

• GeheZu-Button zum Direkten Aufruf der Veranstaltung
• Verschlüsselte Anmeldelinks
• Import von Bildern, die bei Anmeldung hochgeladen wurden
• Erweiterte Veranstaltungseinstellungen

Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO)  veröffentlicht astendo eine neue Version des astendo EventManagers mit vielen neuen Funktionen, insbesondere zum Datenschutz.

Hier die wichtigsten neuen Funktionen der Version 6.4 im Überblick:

• Neue Adressenübersicht mit umfangreichen vordefinierten Filtern
• Datenschutz: Konfiguration personenbezogener Felder
• Datenschutz: Anonymisieren von Adressen und Protokollierung von Änderungen und Weitergaben
• WebExtension: Verschlüsselung von Anmelde-, Wiederkommer- und Newsletterabmelde-Links
• WebExtension: Datenschutzprofile für Anzeige und Speicherung von Genehmigungen und Einwilligungen zu jedem Teilnehmer
• WebExtension: Unterstützung von webEdition 7 und PHP 7
• WebExtension: Erzwingung verschlüsselter Kommunikation, Ablehnung veralteter Browser mit Hinweis
• Neustrukturierung EventManager Config App
• u.v.m. (Details zu Neuerungen finden Sie in den Links..)

Nutzung von Datenschutz- und Genehmigungsprofilen

Ab Version 6.4 arbeitet der Eventmanager mit Datenschutz- und Genehmigungsprofilen, die Veranstaltungen zugeordnet werden können und im Rahmen der Anmeldung eines Teilnehmers angezeigt und abgefragt werden. Jedes Profil kann mit individuellen Texten und Fristen zur Speicherung und Verarbeitet konfiguriert werden.

Konfiguration eines Datenschutzprofils:

Zuordnung eines Datenschutzprofils zu einer Veranstaltung:

Neue Adressenübersicht 

Für die Bearbeitung von Adressen steht ab sofort ein neues Control zur Verfügung, das Ihnen eien Reihe von vordefinierten Filtern zur Verfügung stellt. Auch eigene Filter können konfiguriert werden.

Neustrukturierung der WebExtension Config App 

Viele Einstellungen werden wie in den vergangenen Versionen bereits in der WebExtension Config App vorgenommen. In der Version 6.4 wurden die App komplett überarbeitet und neu strukturiert. Auch viele Datenschutzeinstellungen werden direkt in der Config App vorgenommen.

Die wesentlichen Änderungen der Version 6.4 sind beschrieben unter: https://astendo.de/Eventmanager/EventManager6_4.php

Optimierungen

• Veranstaltungseinstellungen Rechnungsadresse und Lieferadresse nur konfigurierbar, wenn Faktura-Modul installiert ist.
• Löschung von E-Mailvorlagen möglich

Neuerungen

• Neue Adressenübersicht mit umfangreichen vordefinierten Filtern
• Datenschutz: Konfiguration personenbezogener Felder
• Datenschutz: Anonymisieren von Adressen und Protokollierung von Änderungen und Weitergaben
• Verschlüsselung von Anmelde-, Wiederkommer- und Newsletterabmelde-Links
• WebExtension-Konfiguration: Datenschutzprofile für Anzeige und Speicherung von Genehmigungen und Einwilligungen zu jedem Teilnehmer
• Konfiguration des CRM-Mappings nur als Systemverwalter
• CRM-Synchronisation: Es werden keine Adressen mehr archiviert. Es werden nur noch Veranstaltungen und Einladungen archiviert
• Experten-Tools zur Datenbankoptimierung und -konsolidierung

Optimierungen

• Diverse Probleme mit Pflichtfelden in Rahmenveranstaltungen wurden beseitigt.
• Fehler bei der Darstellung veranstaltungsspezifischer Einstellungen im Kopf- und Fuß-Bereich der Seite (Veranstaltungsbild,...) wurden beseitigt.
• Probleme bei der Darstellung an sich ausgeblendeter Zusatzfragen auf der Bestätigungsseite wurden beseitigt.
• Mehrsprachen-Modul: Probleme bei der Darstellung von Alternativveranstaltungen in Fremdsprachen wurden beseitigt.
• Faktura-Modul: Änderungen in Rechnungsadressen durch den Teilnehmer werden jetzt erkannt und ein Storno- und eine entsprechende neue Rechnung erstellt.
• Portal-Edition: Diverse Probleme der Passwort-Vergessen Funktionalität wurden beseitigt.

Neue Features und Verbesserungen

• Admin-Mode: 
  • Der Wartelistenstatus läßt sich jetzt online ändern.
  • Gespeicherte Antworten (für Wiederkommen) können jetzt gelöscht werden.
  • Teilnehmer lassen sich online löschen, dabei werden auch alle anderen Daten des Teilnehmers (z.B. gespeicherte Antworten für Wiederkommer) entfernt.
• Editierbarkeit von Feldern: sowohl bei pers. Datenfeldern als auch bei Zusatzdatengruppen läßt sich die Editierbarkeit der Felder jetzt genauer definieren: Neben den bisherigen "alle", "keine" und "Auswahl" können leere Datenfelder gezielt zur Eingabe freigeschaltet werden. Es sind sind jetzt zusätzlich die Optionen "Leere Felder" und "Leere Felder + Auswahl" verfügbar.
• Optionaler Spamschutz über Captcha oder Rechenaufgabe
• Diverse Geschwindigkeitsoptimierungen: Schnellere Auslieferung der Seiten in Veranstaltungsübersichten und bei großen Rahmenveranstaltungen mit vielen Teilveranstaltungen

Mehrsprachen-Modul

• Überarbeitetetes Backend: Die Darstellung einer Veranstaltung entspricht jetzt weitgehend dem Einstellungsdialog im EventManager
• Beschleunigte Auslieferung von Veranstaltungen in Fremdsprachen

In Verbindung mit dem EventManager ab Version 6.0.5546

• Beschleunigter Start des EventManagers - es werden nur noch die Einstellungs-Dialoge geladen, die sich seit dem letzten Start geändert haben.

In Verbindung mit dem EditManager:

• Auch für mit dem EditManager hochgeladene Teilnehmer läßt sich jetzt die Editierbarkeit der pers. Datenfelder einstellen (siehe oben)
• Online gespeicherte Antworten (für Wiederkommer) lassen sich jetzt aus dem EditManager heraus löschen.
• Aus dem EditManager hochgeladene Teilnehmer lassen sich jetzt aus dem EditManager heraus online löschen. Dabei werden auch alle andere online gespeicherten Daten (z.B. Wiederkommer-Antworten) des Kunden gelöscht.

Neu: Kürschner Erweiterung im Bereich 'Besondere Ämter/Funktionen' (Verwendung einer zusätzlichen Kürschner XML zur Ermittlung von Personen) 

Fix: Regelkategorie 'Entfernung von ungewünschten Formatierungszeichen'

Fix: Feature #11421: Editmanager - "Folge-"zusatzdatensätze ohne Referenznummer

-Erweiterung der neuen Regelkategorie "Entfernung von ungewünschten Formatierungszeichen"

-Gremienmodul: Anpassung der Texte

-Fix: Nach cobra Recherche waren die Buttons des Gremienmoduls deaktiviert

Gremienmodul: Diverse Anpassungen und Erweiterungen für "Eigene Verteiler"

Fix: SQL Updates (lieferten bei Update von älteren EdM Versionen teilweise einen Fehler)

astendo Eingabemasken-Erweiterung: Optimierung für das neuanlegen von Datensätzen

-Kürschner: Verwendung des neuen Kürschner-Felds: 'Parlament|Büro' (PBUERO)
-Kürschner-Recherche: Tastenkombinationen für "Alle auswählen" (STRG + A) und "Auswahl aufheben" (STRG + SHIFT + A)
-EditManager|Automatische Regel: Optimierung der Regel 'Entfernung von ungewünschten Formatierungszeichen'

Implementierung für Auftrag #11927: AB1700332 - Neue Optionen im EditManager (Adressdaten bzw. Formulardaten auf der WebExtension löschen)

-Kürschner-Schnittstelle: Anpassungen an die geänderte Kürschner XML Struktur

Newsletter-Import: Falls Adressen über die cobraID oder die webExID gefunden werden, werden diese jetzt gleich unter "Änderungen prüfen" angezeigt.

-Kürschner: Neue Spalte "Herkunftsland" für Personen in den Parlamenten

-Gremien/Verteiler: Kontext-Menü für die wichtigsten Funktionen bei Gremien und Mitgliedern (Neu, Bearbeiten, Verschieben, Löschen)

-Gremien/Verteiler: Für Mitglieder können alle in für die Adressen verfügbare Spalten hinzugefügt werden

-Gremien/Verteiler: Erweiterung des Kontext-Menüs

-Kürschner|Update Stichwörter recherchierter Adressen: Optimierung der Funktionalität

WebExtension: Geburtstag wird jetzt im Format 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ss' hochgeladen

-Automatische Regeln: 2 neue automatische Regeln ('Entfernung von ungewünschten Zeichen in Tabellen' und 'Ersetzung von ungewünschten Zeichen in Tabellen')

-Fix: Anlage von Nebenadressen

-Kürschner/Parlamente/Ausschüsse: Parlamente müssen nicht mehr zwangsläufig Ausschüsse haben  

-Datei-Import/Kürschner: Das cobra-Spezialfeld 'Geburtstag' kann jetzt im Mapping als Vergleichsfeld verwendet werden

-WebExtension (Stammdaten/Umfragen): Fix für Dateidownload

-Gremienmodul: bei Gremien und Mitgliedern werden für jeden Eintrag 'Erfasst von', 'Erfasst an', 'Geändert von' und 'Geändert an' gespeichert (Spalten sind standardmäßig ausgeblendet)

-Gremienmodul: Alle Mitglieder welche in cobra momentan recherchiert sind, werden farblich markiert

-Gremienmodul: (Fix) Gelöschte Gremien wurden nicht aus Favortien entfernt

-Kürschner: Speicheroptimierungen

-Optimierung des Rollenassistenten

-Dateiimport: Fix beim Import von Freitexten

-Automatische Regel|Hierarchiebildung: Erweiterung für das hinzufügen von Adressen zu bestehenden Hierarchien

-Gremienmodul: Fix für Fehler #3275 (Leeres Gremium kann man anlegen, aber nicht mehr löschen)
und #3276 (Mehrfach dasselbe Gremium in Favoriten - macht keinen Sinn)

-Kürschner: Speicheroptimierungen

-Rollenassistent: Speicheroptimierungen

-Rollenübersicht: Speicheroptimierungen

-Verschiedene Anpassungen an der Benutzeroberfläche

-RunEdMTask: Implementierung der Verwendung von Eingabemasken des EditManagers für die Neuanlage, das Bearbeiten, das Duplizieren einer Adresse und das Hinzufügen eines Nachfolgers. Hierzu muss beim Aufruf der RunEdMTask.exe der entsprechende Parameter angegeben werden: /New /Edit /Duplicate bzw. /Successor

-Newsletterimport: Adresse wird wie bei den Stammdaten/Umfragen zuerst über die von der webExtension gelieferten cobra ID gesucht

-Newsletterimport|Abmeldungen: Alle Newsletter mit der angegebenen Emailadresse abmelden

-Arbeitsspeicheroptimierungen in allen Bereichen (u.a. Kürschner)

-WebExtension: Upload von Änderungen in den Zusatzdaten

-Update Erweiterung für die Verwendung der Eingabemasken in RunEdMTask: Angabe des zu verwendenden Layouts als Parameter
(Aufruf: RunEdMTask /Edit "Layoutname" <= Layoutname ist optional)

-Fix: Stammdaten/Umfragen-Mapping: Unter bestimmten Umständen wurden Mappings für Zusatzdaten nicht korrekt gespeichert

-Erweiterungen beim Upload von Zusatzdaten zur WebExtension (Entwicklung #3326)

-Unterstützung von verschlüsselten WebExtensions (Entwicklung #3343)

--Unterstützung von verschlüsselten WebExtensions bei der Aktualisierung von Adressdaten, Newsletter und Stammdatenaktualisierungen/Umfragen

-Kürschner|Überprüfung für recherchierte Adressen: Update

-Dienstkonfiguration: Konfiguration für die Generierung von Newsletter-Abmeldelinks

-Änderungen prüfen: Änderungen bei der Adresszuordnung

-Adresszuordnungen: Fix für Adresszurodnungen mit Daten aus Zusatztabellen

-Kürschner: Aktualisierung der Liste von Sprechern (besondere Ämter/Funktionen)

-Dienstkonfiguration: Neuer Bereich für den UpdateService Dienst zum Hochladen von Adressänderungen zur WebExtension

EditManager_6.1.2.0:

-Optimierung beim Speichern von großen Datenmengen

EditManager_6.0.99.0:

-Imports: Fix für die Verwendung von automatischen Regeln

EditManager_6.0.97.0:

-WebExtension: Anpassungen an aktuelle Version

EditManager_6.0.96.0:

-Importe: Optimierung für große Datenbanken

EditManager_6.0.95.0:

-Kürschner: Anpassungen an Änderungen in Kürschner

EditManager_6.0.94.0:

-Gremienmodul: Optimierungen der Geschwindigkeit beim Laden

-Gremienmodul: Anpassungen bei der Erstellung von Einträgen

EditManager_6.0.92.0:

-Gremienmodul: Anpassungen für die Verwendung mit freien cobra Tabellen

EditManager_6.0.91.0:

-Gremienmodul: Optimierungen bei Speicherauslastung und Geschwindigkeit

-Gremienmodul|Mapping: Fix bei Verwendung von cobra Tabellen (Freie Tabellen)

EditManager_6.0.90.0:

-Prüfung der cobra Pflichtfelder abhängig von der Adressart (für alle Adressen, Haupt-, Neben- und
Einzeladressen)

EditManager_6.0.89.0:

-Gremienmodul|Recherche: Inaktive Mitglieder werden nicht mitrecheriert

EditManager_5.1.23.0/EditManager_6.0.88.0:

-Kürschner: Optimnierung beim Import

-WebExtension: Optimierung beim Download

EditManager_5.1.22.0/EditManager_6.0.87.0:

-Automatisches Editieren|Umwandlung Sonderzeichen: Falls keine Sonderzeichen enthalten sind, wird der Orignaltext in die Zielspalte geschrieben, damit die Zielspalte immer einen Wert enthält

-astendo Eingabemasken-Erweiterung: Layout-Anpassungen

 EditManager_5.1.21.0/EditManager_6.0.86.0:

-Anpassungen für die WebExtension (bei der Zuordnung unbekannter Personen)

 EditManager_5.1.19.0/EditManager_6.0.84.0:

-Anpassungen für die Verwendung mit Datenbank-Replikationen

EditManager_5.1.18.0/EditManager_6.0.83.0:

-Kürschner: neues Feld "Position im Parlament"

EditManager_5.1.17.0/EditManager_6.0.82.0:

-Dateiimport|Excel: Neuimplementierung für verbesserte Kompatibilität mit den verschiedenen Office Versionen beim Kunden

-Kürschner: Anpassung der Ermittlung von Stichwörter für Personen aus Fraktionen und Ressorts

EditManager_5.1.15.0/EditManager_6.0.80.0:

-WebExtension: Kompatibilität TLS 1.2

EditManager_5.1.14.0/EditManager_6.0.79.0:

-Gremienmodul: Farbliche Markierung von Gremien bei Recherche von Mitgliedern über "Aktuelle Mitglieder recherchieren", "Untergeordnete Mitglieder recherchieren" und "Gefilterte Mitglieder recherchieren" (Markierung ist temporär und wird nicht in der Datenbank gespeichert)

-Newsletter|Abmeldungen: Anpassungen an die aktuelle WebExtension Version

-Anpassungen um Probleme mit einem problematischen Microsoft SQL Server Update zu vermeiden

EditManager_5.1.8.0/EditManager_6.0.75.0:

-Kürschner: Bereitstellung von Hausadressen für Institutionen (falls diese bei Kürschner vorhanden sind)

EditManager_5.1.7.0/EditManager_6.0.74.0:

-CSV-Dateiimport: Anpassung an CSV Dateien, welche nicht mit dem Speratorzeichen enden

EditManager_5.1.6.0/EditManager_6.0.71.0:

-Stammdaten-Download: Anpassungen an Änderungen auf der WebExtension

-Newsletter-Download: Anpassungen an Änderungen auf der WebExtension (u.a. bei der Verschlüsselung der Abmeldelinks)

-Gremienmodul: Implementierung einer Volltextsuche in den Gremien (Baumansicht im linken Bereich)

-Gremienmodul: Designanpassungen

-Dienstkonfiguration: Implementierung der neue Typen 'Adressdaten aktualisieren' und 'Newsletter-Abmeldelinks generieren'

-Dienstkonfiguration: Erweiterung der Filtermöglichkeiten für Datumswerte in 'Adressdaten aktualisieren' und 'Newsletter-Abmeldelinks generieren'

-Dienstkonfiguration: Es können jetzt für die Typen 'Automatisches Editieren' und 'Adressdaten aktualisieren' jeweils bis zu 20 Einträge konfiguriert werden

-RTF-Bemerkungsfelder: Abfangen von fehlerhaften Datenbankinhalten

-Datenbank-Replikationen: diverse Anpassungen beim Datenbank-Zugriff

-Allgemein: erweiterte Korrektur von möglichen fehlerhaften Benutzer-Layouts

In den Einstellungen für eine Veranstaltung auf den Reiter "Datenschutzprofile" wechseln.

Dort gibt es die Gruppe: "Ich möchte weitere Checkboxen und Datenschutzprofile anbieten"

Hier findet man die Option: "Betroffenenanfrage Löschung anbieten"

Sobald die Checkbox angehakt ist, stehen die weiteren Einstellungsoptionen für die Löschanfrage zur Verfügung, über welche bspw. definiert werden kann, für wen und wann die Anfrage angezeigt werden soll.

Für Newsletter erscheint das Angebot der Löschanfrage ausschließlich bei der Option auf Abmeldung im unteren Bereich des Formulars, sobald man in den Einstellungen die Löschanfrage aktiviert.

Einstellungen:

Formular:

https://www.youtube.com/watch?v=JQ7USR9M4cE

https://www.lda.bayern.de/tool/start.html

Quelle: Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

https://www.lda.bayern.de/de/datenschutz_eu.html

Quelle: Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

https://dsgvo-gesetz.de/

Quelle: intersoft consulting services AG

https://www.reisswolf.com/service/aufbewahrungsfristen/

Quelle: REISSWOLF International AG

Wird jährlich aktualisiert.

https://www.activemind.de/datenschutz/dokumente/

Quelle: activeMind AG

Frage in Langform:

"Aufgrund der rechtlichen Veränderungen im Bereich Datenschutz haben wir die Auflage mit datenverarbeitenden Auftragnehmern eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Insofern durch den Eventmanager Daten unserer Veranstaltungsteilnehmer*innen verarbeitet werden und beispielswese in die Webextension hochgeladen werden, denke ich, dass das auf astendo zutrifft. Allerdings bin ich mir nicht 100% sicher, ob ein Vertragsverhältnis zwischen %Kunde% und astendo das erforderlich macht." 

Antwort:

Einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) muss nach DSGVO jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten im Auftrag – also von einem Dienstleister verarbeiten lässt. Unter dem Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) war dieses Dokument die Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (oder ADV-Vertrag). Die einzelnen Rechte und Pflichten beider Parteien bei der Auftragsverarbeitung regelt Artikel 28 DSGVO - diese Mindestanforderungen sind zwingender Vertragsbestandteil.

Wenn Ihre WebExtension bei astendo gehostet wird, findet dort eine Auftragsverarbeitung statt. Ja, Sie brauchen dann einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag).

Wenn Sie von den Kolleg*innen vom astendo-Supportteam Hilfe benötigen, findet auch dadurch möglicherweise eine Auftragsverarbeitung statt und der AV-Vertrag wird fällig.

Dieser Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die zur Verfügung gestellten Antworten dienen lediglich als Orientierungshilfe.

Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse entsprechend einzurichten und zu dokumentieren.

cobra in der Version 2018 unterstützt Sie bei der Umsetzung der bzw. Erfüllung der Anträge zur Auskunft zu den eigenen Daten.

Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres.

Dieser Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die zur Verfügung gestellten Antworten dienen lediglich als Orientierungshilfe.

Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse einzurichten und zu dokumentieren.

cobra unterstützt Sie in der Version V2018 bei der Erfüllung bzw. Umsetzung des Antrages zur Auskunft. Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres. Die Umsetzung der Anträge können mit Unterstützung des astendo EditManagers und der WebExtension vereinfacht werden.

Dieser Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die zur Verfügung gestellten Antworten dienen lediglich als Orientierungshilfe.

Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse einzurichten und zu dokumentieren.

cobra unterstützt Sie in der Version V2018 bei der Erfüllung bzw. Umsetzung des Antrages zur Auskunft. Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres. Die Umsetzung der Anträge können mit Unterstützung des astendo EditManagers und der WebExtension vereinfacht werden.

Dieser Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt diese auch nicht. Die zur Verfügung gestellten Antworten dienen lediglich als Orientierungshilfe.

Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse einzurichten und zu dokumentieren.

cobra unterstützt Sie in der Version V2018 bei der Erfüllung bzw. Umsetzung des Antrages zur Auskunft. Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres. Die Umsetzung der Anträge können mit Unterstützung des astendo EditManagers und der WebExtension vereinfacht werden.

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Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse entsprechend einzurichten und zu dokumentieren.

cobra in der Version 2018 unterstützt Sie bei der Umsetzung der bzw. Erfüllung der Anträge zur Auskunft zu den eigenen Daten.

Wir rechnen mit der Veröffentlichung der Version V2018 im April diesen Jahres.

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Die Verfahren sind im Rahmen der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse einzurichten und zu dokumentieren.

Eine integrierte Unterstützung durch cobra ist derzeit nicht vorgesehen, kann aber individuell durch eine entsprechende Einrichtung konfiguriert werden.

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Neu: Berücksichtigung von in cobra konfigurierten personenbezogenen Feldern (pbD)

Neu: Verarbeitungsabfragen bei Neuanlage, Bearbeitung und allen Importen

Neu: Berücksichtigung der cobra Sperrliste bei Neuanlagen und allen Importen - Hinweis und Markierung der gesperrten Einträge in der Redakteursübersicht

Neu: WebExtension | Speicherung von Einwilligungen in Tabelle "Verarbeitung und Weitergabe"

Neu: WebExtension | Ergänzung des Verarbeitungsprotokolls bei Stammdatenänderungen

Version 7.1.26:

-Kürschner: Für Mitarbeiter gibt es bei Kürschner jetzt jeweils ein sperates Email-Feld für Mitarbeiter1, Mitarbeiter2 und Mitarbeiter3. Für diese Felder gibt es im editManager 3 neue Mapping-Felder 'Mitarbeiter1|E-Mail', 'Mitarbeiter2|E-Mail' und 'Mitarbeiter3|E-Mail'.

-Dateiimport: Die cobra Standardfelder 'Angelegt am', 'Angelegt von', 'Geändert am' und 'Geändert von' werden von cobra selbst befüllt und können nicht für eigene Daten verwendet werden. Um Fehler beim Import zu vermeiden, werden diese Felder zukünftigt ignoriert.

Version 7.1.23:

-Fix: Problem beim Löschen von cobra Adressen über den EditManager bei einigen Anwendern

Version 7.1.22:

-Fix: Behebung von Problemen beim Speichern

Version 7.1.21:

-Automatische Regel|Kampagne starten: Fix cobra hatte die neue Kampagne nicht ohne Neustart erkannt (Workaround implementiert)

Version 7.1.19:

-Adressen löschen: Fix für vereinzelte Probleme beim Löschen von Adressen

Version 7.1.18:

-Fix für Layouts mit cobra Auswahllisten, welche in cobra umbenannt worden sind

Version 7.1.16:

-Neue Adresse anlegen: Splitter zwischen Eingabemaske und Stichwortfenster hinzugefügt

Version 7.1.15:

-Kürschner|Kommunen und Diplomaten: Anpassung an aktuelle Kürschner-Datenstruktur (Email-Adressen wurden nicht angezeigt)

Version 7.1.14:

-RunEdMTask|Ausführen der Regel "Kampagne starten": Verwendung der internen cobra Funktionalität, da cobra neue Kampagnen erst nach Aufruf des entsprechenden cobra Fensters erkannt und gestartet hatte

Version 7.1.11:

-Dateiimport|CSV: Implementierung eines Workarounds. Falls eine Zeile ohne das definierte Trennzeichen endet, wird beim Einlesen der CSV Datei eins angefügt. Ein weiteres Trennzeichen wird bei den eigentlichen Datenzeilen hinzugefügt, falls die Anzahl der Spalten der Header-Zeile größer als die Anzahl der Spalten in den Datenzeilen ist

Version 7.1.9:

-"Änderungen prüfen"/"Adresszuordnungen": Tabellen-Feld für "Neuer Wert" passt sich automatisch an die Länge des Inhalts an, um einen besseren Vergleich mit dem Feld für "Alter Wert" zu ermöglichen

Version 7.1.7:

-Speichern in cobra-Datenbank: Behebung von Problemen für die gleichzeitige Bearbeitung eines Datensatzes durch mehrere Benutzer

Version 7.1.6:

-Gremienmodul: Optimierungen

Version 7.1.5:

-Gremienmodul: Optimierungen

Version 7.1.4:

-Änderungen prüfen: Fix für die Anzeige des aktuellen Werts in der Datenbank für Änderungen in Zusatzdatentabellen

Version 7.1.3:

-Gremienmodul|Oeckl: Anpassungen an Import von Oeckldaten

Version 7.1.2:

-Automatische Regeln|Freie Regel: Datenbankfelder können jetzt mit einer freien Regel geleert werden

Version 7.1.1:

-Automatisches Editieren: Fix für Probleme mit Fremdschlüsseln

Version 7.1.0:

-Oeckl: Fix für die Verwendung eines Proxys

Version 7.0.99:

-Oeckl: Neues Feld für den Nachname-Präfix (z.B: Ursula von der Leyen => Präfix: von der). Dieses muss im Mapping entsprechend auf ein cobra Feld gemappt werden.

-Oeckl: Titel nach Name wird jetzt von Oeckl ohne Komma vor dem Kürzel geliefert (z.B: "MdB")

Version 7.0.98:

-Oeckl: Falls bei Oeckl vorhanden und im EditManager Mapping eingestellt, werden Links für Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn und Xing  übernommen

Version 7.0.97:

-"Änderungen drucken": Hinzufügen des Nutzers welcher die Änderung beantragt hat und des dazugehörigen Erstelldatums in der generierten Report-PDF

Version 7.0.96:

Gremienmodul: Erweiterte Unterscheidung der Rollen für Hauptpersonen (Mitglied, stellv. Mitglied, Vorsitzender, stellv. Vorsitzender)

Version 7.0.94:

-Kürschner: Erweiterung für die Verwendung von im Datenbestand eingeschränkten Benutzerkonten

-Kürschner: Anpassungen bei der Suche im Bereich "besondere Ämter/Funktionen"

Version 7.0.92:

-RunEdMTask: Fix für Ermittlung der Recherche-Tabelle des cobra Nutzers

Version 7.0.91:

-OECKL|Suche über Eingabemaske: Wenn 'Nur Personen' ausgewählt worden ist, werden keine verknüpfte Institutionen importiert.

-OECKL|Suche über Eingabemaske: Wenn 'Nur Institutionen' ausgewählt worden ist, werden keine verknüpfte Personen importiert, sondern nur die welche direkt mit dem Datensatz der Institution kommen.

Version 7.0.89:

-Kürschner: Neues Kürschnerfeld für die englische Anrede

Version 7.0.88:

-"Änderungen prüfen": zusätzliche Spalte für den aktuellen Wert in der Datenbank neben dem alten und dem neuen Wert

Version 7.0.87:

-Dateiimport: Recherche wird nach jedem Import aktiviert, falls sich Adressen in cobra Recherche-Tabelle des Nutzers befinden

Version 7.0.86:

-Newsletter|Stammdatenaktualiserungen: Bei Newslettern und Stammdatenaktualisierungen werden Änderungen in den Mappings bei der Initialisierung übernommen und gespeichert, ohne das das Mapping danach neu durchgeführt werden muss.

Version 7.0.85:

-cobra Recherche: Anpassungen für Benutzerkürzel (Shortname), welche Leerzeichen enthalten (z.B: "v v")

Version 7.0.83:

-"Meine Änderungen": Fix bei Anzeigeproblemen der Detaildaten

Version 7.0.82:

-Anpasungen für die Verwendung der cobra Sperrliste

Version 7.0.81:

-Kürschner|Parlamente und Aktualisierungen: Anpassungen an Änderungen in der Kürschner Struktur

Version 7.0.80:

-WebEx|Stammdaten/Umfragen: Fix beim Speichern von großen Datenmengen in freien cobra Tabellen (Connection: Closed)

Version 7.0.79:

-Kürschner|Parlamente: Anpassungen an Änderungen in der Kürschner Struktur

Version 7.0.78:

-Implementierung der Schnittstelle zur Oeckl-Datenbank

Version 7.0.72:

-Optimierung beim Speichern von großen Datenmengen

Version 7.0.71:

-Imports: Fix für die Verwendung von automatischen Regeln

Version 7.0.70:

-Anpassungen zur Vermeidung von Timeouts zum SQL Server bei langsamen Verbindungen

Version 7.0.68:

-WebExtension: Anpassungen an aktuelle Version

Version 7.0.67:

-Importe: Erweiterte Anpassung zur Vermeidung von Fehlern bei Verwendung des cobra BlacklistControllers (Sperrliste)

-Importe: Optimierung für große Datenbanken

Version 7.0.64:

-Kürschner: Anpassungen an Änderungen in Kürschner

Version 7.0.63:

-Gremienmodul: Optimierungen der Geschwindigkeit beim Laden

-Gremienmodul: Anpassungen bei der Erstellung von Einträgen

-Speichern von personenbezogenen Daten: Optimierungen der Geschwindigkeit

Version 7.0.60:

-Gremienmodul: Anpassungen für die Verwendung mit freien cobra Tabellen

-Quellabfrage bei personenbezogenen Daten: diverse Anpassungen

Version 7.0.58:

-Gremienmodul: Optimierungen bei Speicherauslastung und Geschwindigkeit

-Gremienmodul|Mapping: Fix bei Verwendung von cobra Tabellen (Freie Tabellen)

Version 7.0.57:

-Prüfung der cobra Pflichtfelder abhängig von der Adressart (für alle Adressen, Haupt-, Neben- und
Einzeladressen)

Version 7.0.56:

-Gremienmodul|Recherche: Inaktive Mitglieder werden nicht mitrecheriert

Version 7.0.54:

-WebEx|Newsletter-Abmeldungen: Anpassungen beim Speichern der Informationen für die Verarbeitung und Weitergabe

Version 7.0.53:

-WebExtension: Anpassungen an die WebExtension 6.5 (abwärtskompatibel zur WebExtension der Version 6.4)

-Kürschner: Optimnierung beim Import

Version 7.0.48:

-cobra Importe: Anpassung zur Vermeidung von Fehlern bei der Verwendung der cobra Sperrliste (cobra BlacklistController)

Version 7.0.47:

-Automatisches Editieren|Umwandlung Sonderzeichen: Falls keine Sonderzeichen enthalten sind, wird der Orignaltext in die Zielspalte geschrieben, damit die Zielspalte immer einen Wert enthält

-astendo Eingabemasken-Erweiterung: Layout-Anpassungen

Version 7.0.46:

-Anpassungen für die WebExtension (bei der Zuordnung unbekannter Personen)

Version 7.0.43:

-Optimierungen bei Geschwindigkeit und Speicherverbrauch für den Import großer Datenmengen

Version 7.0.41:

-Dateiimporte (csv,Excel,XML): Zu importierende Daten können über eine Option direkt dem cobra Löschplan hinzugefügt werden

-WebExtension (Newsletter/Stammdatenaktualiserungen): Falls für eine Adresse nur nicht-adressspezifische Änderungen existieren, werden diese direkt nach cobra übernommen (Beispiel: Newsletter-Abmeldungen)

-Dateiexporte als CSV/XLS über EdMTask.Exe (Skriptbasiert)

-Anpassungen für die Verwendung mit Datenbank-Replikationen

Version 7.0.36:

-cobra Datenschutz: Anpassung zur Vermeidung von Fehlern bei der Verwendung der cobra Sperrliste (cobra BlacklistController)

Version 7.0.28:

-Kürschner: neues Feld "Position im Parlament"

Version 7.0.26:

-cobra Bearbeitungssperrvermerk für personenbezogene Daten: Ermittlung und Verwendung bei "Adresse bearbeiten"

Version 7.0.25:

-Dateiimport|Excel: Neuimplementierung für verbesserte Kompatibilität mit den verschiedenen Office Versionen beim Kunden

-Kürschner: Anpassung der Ermittlung von Stichwörter für Personen aus Fraktionen und Ressorts

Version 7.0.21:

-WebExtension: Kompatibilität TLS 1.2

Version 7.0.20:

-Gremienmodul: Farbliche Markierung von Gremien bei Recherche von Mitgliedern über "Aktuelle Mitglieder recherchieren", "Untergeordnete Mitglieder recherchieren" und "Gefilterte Mitglieder recherchieren" (Markierung ist temporär und wird nicht in der Datenbank gespeichert)

-Newsletter|Abmeldungen: Anpassungen an die aktuelle WebExtension Version

-Anpassungen um Probleme mit einem problematischen Microsoft SQL Server Update zu vermeiden

Version 7.0.16.0:

-Kürschner: Bereitstellung von Hausadressen für Institutionen (falls diese bei Kürschner vorhanden sind)

Version 7.0.15.0:

-CSV-Dateiimport: Anpassung an CSV Dateien, welche nicht mit dem Speratorzeichen enden

Version 7.0.14.0:

-Stammdaten-Download: Anpassungen an Änderungen auf der WebExtension

-Newsletter-Download: Anpassungen an Änderungen auf der WebExtension (u.a. bei der Verschlüsselung der Abmeldelinks)

-Gremienmodul: Implementierung einer Volltextsuche in den Gremien (Baumansicht im linken Bereich)

-Gremienmodul: Designanpassungen

-Dienstkonfiguration: Implementierung der neue Typen 'Adressdaten aktualisieren' und 'Newsletter-Abmeldelinks generieren'

-Dienstkonfiguration: Erweiterung der Filtermöglichkeiten für Datumswerte in 'Adressdaten aktualisieren' und 'Newsletter-Abmeldelinks generieren'

-Dienstkonfiguration: Es können jetzt für die Typen 'Automatisches Editieren' und 'Adressdaten aktualisieren' jeweils bis zu 20 Einträge konfiguriert werden

-RTF-Bemerkungsfelder: Abfangen von fehlerhaften Datenbankinhalten

-Datenbank-Replikationen: diverse Anpassungen beim Datenbank-Zugriff

-Allgemein: erweiterte Korrektur von möglichen fehlerhaften Benutzer-Layouts

Informationen zur DSGVO finden Sie hier: https://www.astendo.de/Datenschutz/ .
Informationen zu den neuen astendo-Produkten werden demnächst zur Verfügung gestellt (ca. ab der zweiten Juni-Hälfte 2018).

Ja, es werden aktualisierte Versionen der Programm so bald wie möglich zur Verfügung gestellt.

Derzeit werden noch die letzten Anpassungen vorgenommen. Ein zeitnaher Release wird angestrebt (ca. ab der zweiten Juni-Hälfte 2018).

Persönliche Daten werden nur verschlüsselt auf dem Webserver gespeichert (gilt ab webExtension Version 6.4).
Der Transport der Daten zum eventManager-Client erfolgt verschlüsselt über eine SSL-Verbindung (https).

In der Standardkonfiguration verschickt die webExtension über einen der beiden folgenden Hostserver, je nachdem auf welchem Server Ihre webExtension gehostet wird:

IP-Adresse: 134.119.246.234
DNS Name: m01s4-2-17db.ispgateway.de

IP-Adresse: 134.119.224.186
DNS Name: m41s20-6-39db.ispgateway.de

Welcher der beiden Server genutzt wird, können Sie aus den Header-Daten einer Bestätigungsmail entnehmen.
Wird alternativ ein kundeneigener SMTP-Server genutzt, so erfolgt der Versand darüber.

Im eventManager kann man für die in der eventApp verfügbaren Elemente ihre Anzeige für die eventApp  konfigurieren.

Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten:

• in eventApp nicht anzeigen
• in eventApp in hinterlegter Reihenfolge anzeigen
• als eigenen Hauptmenüpunkt anzeigen

Im AdminModus der eventApp kann daraufhin folgende Fehlermeldung erscheinen: „Folgende Elemente sind nicht in der Reihenfolge ausgewählt und erscheinen deswegen am Anfang: xxx,xxx,…“ .

Dies bedeutet, dass für jedes dieser Elemente ausgewählt wurde, dass es als eigener Hauptmenüpunkt angezeigt werden soll, jedoch bei der Konfiguration für die Reihenfolge nicht ausgewählt worden ist. Die Reihenfolge kann man an zwei verschiedenen Stellen konfigurieren. Entweder im AdminCenter global für alle Veranstaltungen oder individuell für die ausgewählte Veranstaltung im eventManager.

Konfiguration im eventManager (veranstaltungsspezifisch)

1. Den Expertenmodus einschalten.
2. Auf den Menüpunkt "Erweiterte Layoutoptionen" klicken
3. Die Gruppe "Individuelle Reihenfolge der Informationselemente" aufklappen.
4. Den Haken setzen bei "Elemente in der eventApp" (falls noch nicht gesetzt)
5. Es erscheint eine neue Gruppe "Individuelle Reihenfolge der Elemente in der eventApp"
6. Diese Gruppe aufklappen und an der gewünschten Stelle das fehlende Element auswählen.
7. Die Veranstaltung speichern und neu hochladen.
8. Jetzt sollte die Fehlermeldung im AdminModus verschwinden und das Element an der richtigen Stelle angezeigt werden. 

Konfiguration im Admin Center (global für alle Veranstaltungen)

1. Das Admin Center im webExtension Backend aufrufen.
2. Entweder bei den globalen Einstellungen oder bei dem gewünschten Mandanten auf "eventApp" klicken.
3. Auf das Register "eventApp Basis-Design" wechseln.
4. Die Gruppe "Reihenfolge der Elemente" öffnen.
5. An der gewünschten Stelle das fehlende Element auswählen.
6. Die Veranstaltung neu hochladen. Jetzt sollte die Fehlermeldung im AdminModus nicht mehr erscheinen und das Element an der richtigen Stelle angezeigt werden.

Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DGSVO)  veröffentlicht astendo zusammen mit dem eventManager auch eine neue Version des entryManagers mit vielen neuen Funktionen, insbesondere zum Datenschutz.

Hier die wichtigsten neuen Funktionen der Version 6.4 im Überblick:

• Erweiterte Volltextfilterung
• Warnung bei nicht zugelassenen Einladungsstatus
• Anpassung der Schriftgröße bei der Akkreditierung
• Verschlüsselung der Datenbank
• Passwortschutz bei der Gruppenanlage
• Integrierter neuer Tischplaner
• Abstimmungsmodul für Stimmenzählung
• Scan von Unterschriften

Tischplaner

Der entryManager verfügt nun über einen eigenen Tischplaner, über den Sie Ihre Teilnehmer in Ihrer Veranstaltung platzieren können.

Abstimmungsmodul 

Für Abstimmungen wie z.B. bei Mitgliederversammlungen steht ein eigenes Abstimmungsmodul zur Vefügung, über das bei Abstimmungen Barcode-based Stimmen gezählt werden können.

Unterschriftenscan 

Falls Sie von Ihren Teilnehmern Unterschriften benötigen, können Sie diese nun ebenfalls während der Akkreditierung über einen Signaturpad einscannen und im entryManager speichern.

Die Lizenzierung des EditManagers erfolgt ausschließlich über die Redakteure. D.h. die Nutzung des EditManagers ist für "normale" Benutzer kostenfrei. Dabei werden die Lizenzen direkt bestimmten Benutzern zugewiesen (Named User). Die Zuweisung kann selbst durch einen Systemverwalter oder Redakteur geändert werden.

Folgende Module des EditManagers können von allen Benutzern (lizenzfrei) ausgeführt werden:

• Bearbeitung, Neuanlage und Löschung von Adressen
• Rollenassistenten und der Rollenzuweisung
• Online-Datenbanken (Kürschner und webvalid)
• Ausführung von Regeln zur Adressbearbeitung
• Gremienmodul
• Wechsel Farbschema

Folgende Module können nur von Redakteuren genutzt werden:

• Freigabe von Adressbearbeitungen, Löschungen und Neuanlagen
• Bearbeitung von Regeln
• Import
• WebExtension Importe und Freigaben

Der EditManager stellt Redakteuren immer nur die Bearbeitungsanträge der Adressen zur Verfügung, die entweder öffentlich sind oder einer der Gruppen angehören, der der Redakteur selbst in cobra als Benutzer zugeordnet ist.

Der editManager kann mit allen cobra Programmen sowie allen Branchenlösungen verwendet werden:

• cobra Adress PLUS
• cobra CRM PLUS
• cobra CRM PRO
• cobra CRM BI

Folgende Versionen werden unterstützt:

editManager Version 8:

• 2020, ab Release 1

editManager Version 7:

• 2018, ab Release 1

editManager Version 6:

• 2017

 EditManager Version 5:

• 2015 ab R2

 EditManager Version 4:

• 2011
• 2013
• 2015 bis R1

 Downloads finden Sie hier.

Hier finden Sie einen Überblick über die Kommunikationswege der aufgeführten Applikationen:

Der Kommunikationsaufbau erfolgt derzeit ausschließlich durch die Clients; d.h. sowohl der Upload als auch der Download von Daten in oder aus der webExtension wird durch die Clients via HTTPS gesteuert und initiiert und kann auch über einen Proxy geroutet werden.

Es gibt keinen direkten Zugriff von der webExtension auf die interne Struktur.

-Neue Version für cobra 2020:

Auf Grund der umfangreichen Neuimplementierungen und Änderungen vieler Bereiche in cobra 2020, mussten auch im editManager viele Bereiche neuimplementiert bzw. angepasst werden. Unter anderen betrifft das im editManager folgende Bereiche:

 * Implementierungen für die Verwendung der von cobra neuentwickelten, hierarchischen Stichwortstruktur (u.a. für den Dateiimport, Kürschner und Oeckl-Import)

* Neuimplementierung für die Hierarchie-Bildung/-Überprüfung

* Implementierungen für die Verwendung der neuen cobra Benutzer- und Gruppenverwaltung

* Neuimplementierung für die Verwendung der cobra Auswahlwahllisten (inkl. der feldabhängigen Auswahllisten) im editManager

* Änderungen für die Verwendung der cobra Recherche

* RunEdMTask.exe: Neuimplementierung für die gesamte Kommunikation mit der laufenden cobra-Instanz (Ausführung von editManager-Regeln, Aufruf von editManager-Eingabemasken)

Version 8.2.92:

-UpdateService: Erweiterungen für 'Gremien und Gremienmitglieder zur webEx hochladen' (Filter auf geparkte Recherchen)

-UpdateService: Neuer Bereich 'Zusatzdaten aktualisieren' für das Hochladen von Zusatzdaten zur webEx

-Optimierungen und Fehlerbehebungen für Kürschner und Sendinblue

Version 8.2.88:

-webEx: Herunterladen von Änderungen bei Mitgliedern im Gremienmodul über die webEx

-Gremienmodul: Optimierung für große Datenmengen

Version 8.2.87:

-Kürschner: Anpassungen bei der Ermittlung der Stichwörter und die Kürschner Benutzerverwaltung

-Sendinblue: Diverse Anpassungen

Version 8.2.85:

-UpdateService: Erweiterungen für "Transaktions-E-Mail versenden"

-Gremienmodul: Fix für Probleme mit Datumsformaten

Version 8.2.83:

-UpdateService: Neuer Job 'Adressen aus Zusatzdaten in Listen hinzufügen'

-Fix: Verwendung eines Terminalservers mit mehreren Benutzern

-Gremienmodul: Fix für Fehler beim Anlegen von Mitgliedern

Version 8.2.79:

-Kürschner: Beim Mapping gibt es eine neue Spalte "Leere Werte ignorieren", die bestimmt, ob ein Feld mit einem leeren Inhalt überschrieben werden soll oder nicht

Version 8.2.78:

-Twingle: Anpassungen an Änderungen der Twingle Schnittstelle (neue Felder inkl. PersonID)

Version 8.2.76:

-Kürschner: Ermittlung der Stichwörter und Gremien gefixt

Version 8.2.75:

-webExtension: Anpassungen an die Änderungen der webExtension Verschlüsselung

Version 8.2.72:

-Automatisches Editieren: Erstellung von Nebenadressen angepasst

Version 8.2.71:

-Sendinblue: Identifizierung der Sendinblue Contacts über die in cobra gespeicherte ID

-Dateiimport: Import von Daten in Zusatztabellen ohne Adressbezug

Version 8.2.68:

-Sendinblue: Anpassungen bei der Blacklist-Synchronisation

Version 8.2.67:

-Automatisches Editieren: Optimierungen

Version 8.2.64:

-Sendinblue: Anpassungen an Änderungen der Sendinblue-Schnittstelle

Version 8.2.63:

-Kürschner: Anpassungen bei der Aktualisierung

Version 8.2.62:

-Dateiimport von CSV Dateien: Fix für Problem mit Dateinen mit Steuerzeichen

Version 8.2.60:

-Kürschner: Fix für Problem bei den Aktualisierungen

Version 8.2.54:

-Adressen hochladen zur webExtension: Anpassungen beim Hochladen von Zusatzdaten

Version 8.2.51:

-Sendinblue: Anpassungen an Änderungen bei Sendinblue

Version 8.2.47:

-Gremienmodul: Fix für Datumsformat

Version 8.2.45:

-Kürschner: Anpassungen an Kürschner

Version 8.2.44:

-Newsletter: Anpassungen an die webEx

Version 8.2.43:

-Anpassungen für die Kompatibilität mit anderen cobra AddIns

Version 8.2.41:

-Kürschner: neue Mapping Felder für Links zu sozialen Medien (Twitter, Instagram, Facebook)

-Kürschner: Überarbeitung der Aktualisierung

Version 8.2.40:

-cobra Export Formate|CSV: Es können jetzt sowohl die zu verwendende CodePage, als auch das Feldtrennzeichen und das Texterkennungszeichen definiert werden

Version 8.2.35:

-Dateimimport von Zusatzdaten optimiert

Version 8.2.34:

-Automatisches Editieren/Dienstkonfiguration: Erweiterte Einstellmöglichkeiten für den Adressfilter

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle Version

Version 8.2.33:

-Im Infofenster (Button "editManager") gibt es jetzt einen neuen Button "Datenbank überprüfen", welcher die Datenbankstruktur überprüft

Version 8.2.32:

-Kürschner: diverse Fixes

Version 8.2.31:

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle webEx Version

Version 8.2.28:

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle webEx Version

-Sendinblue: Anpassungen an die Schnittstelle

Version 8.2.27:

-Diverse Anpassungen an Änderungen in den Schnittstellen zur webExtension und Sendinblue

Version 8.2.22:

-Onlinedatenbanken: Neuimplementierung in einem seperaten 64-bit Prozess für eine Speicheroptimierung

-Allgemein: diverse Optimierungen in allen Bereichen

Version 8.2.12:

-Sendinblue: Optimierungen bei der Vergabe von Stichwörtern für Sendinblue Listen

-Sendinblue: Diverse andere Optimierungen

Version 8.1.97:

-Optimierungen am Service

Version 8.1.94:

-Gremienmodul: Optimierungen (Speicherverbrauch, Entfernung von Einträgen für entfernte cobra Adressen)

Version 8.1.91:

Kürschner: Anpassungen an Änderungen von Kürschner

Version 8.1.88:

-WebExtension: Diverse Optimierungen

Version 8.1.87:

-Sendinblue: Bei der Synchronisierung von cobra Adressen mit Daten aus Sendinblue, wird die Adresse zusätzlich über die SIB-ID und die cobra Adressen ID gesucht, um Probleme mit cobra Adressen mit gleichen Emai-Adressen zu vermeiden

-UpdateService: Diverse Optimierungen

Version 8.1.83:

Twingle: Vermeidung von Dubletten bei den Transaktionen, wenn diese im editManager einer anderen cobra Adresse zugeordnet worden ist

Version 8.1.80:

-Dateiimport: Im Mapping kann jetzt ein Filter für die zu importierenden Datensätze definiert werden

-Sendinblue: Abfangen möglicher Fehlerquellen

Version 8.1.76:

-Automatisches Editieren: Neue Kategorie 'Aktuelles Datum im definierten Feld speichern'

Version 8.1.73:

-Gremienmodul: Erweiterung der Mitglieder-Tabelle um zwei Spalten mit weiteren Information zum Pfad des Gremiums und des Gremiums selbst

-Anpassungen für Installationen, in denen unterschiedliche Codepage-Einstellungen für die cobra Systemdatenbank und die eigentliche cobra Datenbank verwendet werden

Version 8.1.68:

-Newsletter: Implementierung für die Verwendung von Zusatzdaten

-UpdateService: Verwendung von bis zu 5 Dateiimporten

Version 8.1.62:

- Implementierung transaktionaler Versendungen für sendinblue (Dienst)

Version 8.1.55:

-Ausführung von automatischen Regeln über Schaltflächen in cobra: Fix für Probleme bei der Aktualisierung der Adressen

-Sendinblue: Beim Hochladen von Adressen zu Sendinblue werden die ausgewählten Listen zu den bereits zugeordneten Listen hinzugefügt, nicht ersetzt

Version 8.1.53:

-Optimierungen für Importe aus der webEx, Sendinblue, Twingle und exchangeSync

-Optimierungen der Datenbankzugriffe für große Datenmengen

Version 8.1.51:

-Dateiimport: Implementierung für den Import von Stichwörtern in der neuen cobra 2020 Struktur (z.B: System: Hierachie 0--Hierachie 1)

-Kürschner: Anpassung an Änderungen bei Kürschner

-Twingle: Timeout auf 200 Sekunden erhöht für den Import großer Datenmengen

Version 8.1.46:

-Implementierung für cobra Mehrfachauswahllisten in den Eingabemasken

Version 8.1.40:

-Dateiimport: Fix für Problem beim Import von Stichwörtern

Version 8.1.39:

-Automatische Regeln|Nebenadressen bilden: Implementiert für Regeln die automatischen ausgeführt werden bei Neuanlage, Änderungen, Kürschner, etc.

Version 8.1.38:

-Kürschner: Für Mitarbeiter gibt es bei Kürschner jetzt jeweils ein sperates Funktions-Feld für Mitarbeiter1, Mitarbeiter2 und Mitarbeiter3. Für diese Felder gibt es im editManager 3 neue Mapping-Felder 'Mitarbeiter1|Funktion', 'Mitarbeiter2|Funktion' und 'Mitarbeiter3|Funktion'.

Version 8.1.6:

-Kürschner: Für Mitarbeiter gibt es bei Kürschner jetzt jeweils ein sperates Email-Feld für Mitarbeiter1, Mitarbeiter2 und Mitarbeiter3. Für diese Felder gibt es im editManager 3 neue Mapping-Felder 'Mitarbeiter1|E-Mail', 'Mitarbeiter2|E-Mail' und 'Mitarbeiter3|E-Mail'.

-Dateiimport: Die cobra Standardfelder 'Angelegt am', 'Angelegt von', 'Geändert am' und 'Geändert von' werden von cobra selbst befüllt und können nicht für eigene Daten verwendet werden. Um Fehler beim Import zu vermeiden, werden diese Felder zukünftigt ignoriert.

Version 8.0.82:

-Dateiimport: Beim Mapping mit einem eindeutigen Identifizierungsfeld gibt es eine zusätzliche Spalte "Werte nicht überschreiben". Ist dieses Feld für eine Spalte aktiviert, wird ein vorhandener Wert in der Datenbank nicht mit dem aktuellen Wert aus der importierten Datei überschrieben.

Version 8.0.76:

Fix: Kompatibilitätsproblem mit AddIn eines anderen Anbieter

Version 8.0.71:

Fix: Sporadisches editManager Update-Problem behoben

Version 8.0.58:

-Fix: Problem beim Löschen von cobra Adressen über den editManager bei einigen Anwendern

-RunEdMTask|Fix: Probleme beim Ausführen von Regeln über einen cobra Button (aktuelle Adresse und Recherche)

Version 8.0.56:

-Fix: Behebung von Problemen beim Speichern

Version 8.0.50:

-Automatische Regel|Kampagne starten: Fix cobra hatte die neue Kampagne nicht ohne Neustart erkannt (Workaround implementiert)

Version 8.0.49:

-Adressen löschen: Fix für vereinzelte Probleme beim Löschen von Adressen

Version 8.0.48:

-Dateiimport von Daten in Zusatztabellen: Optimierung

Version 8.0.47:

-Kürschner|Kommunen und Diplomaten: Anpassung an aktuelle Kürschner-Datenstruktur (Email-Adressen wurden nicht angezeigt)

Version 8.0.43:

-RunEdMTask|Ausführen der Regel "Kampagne starten": Verwendung der internen cobra Funktionalität, da cobra neue Kampagnen erst nach Aufruf des entsprechenden cobra Fensters erkannt und gestartet hatte

Version 8.0.40:

Oeckl|Stichwörter: Zusätzlich werden jetzt Stichwörter aus der Oeckl-Hierarchie erstellt (z.B: Deutschland => Bund => III. Deutscher Bundestag => Mitglieder des 19. Deutschen Bundestages)

Version 8.0.39:

-Dateiimport|CSV: Implementierung eines Workarounds. Falls eine Zeile ohne das definierte Trennzeichen endet, wird beim Einlesen der CSV Datei eins angefügt. Ein weiteres Trennzeichen wird bei den eigentlichen Datenzeilen hinzugefügt, falls die Anzahl der Spalten der Header-Zeile größer als die Anzahl der Spalten in den Datenzeilen ist

Version 8.0.38:

-"Änderungen prüfen"/"Adresszuordnungen": Tabellen-Feld für "Neuer Wert" passt sich automatisch an die Länge des Inhalts an, um einen besseren Vergleich mit dem Feld für "Alter Wert" zu ermöglichen

Version 8.0.37:

-Speichern in cobra-Datenbank: Behebung von Problemen für die gleichzeitige Bearbeitung eines Datensatzes durch mehrere Benutzer

Version 8.0.36:

-Gremienmodul|Konfiguration der Anzeige: Fix Einstellungen wurden nicht verwendet und gespeichert

Version 8.0.35:

-Gremienmodul: Optimierungen

Version 8.0.34:

-Änderungen prüfen: Fix für die Anzeige des aktuellen Werts in der Datenbank für Änderungen in Zusatzdatentabellen

Version 8.0.33:

-Gremienmodul|Oeckl: Anpassungen an Import von Oeckldaten

Version 8.0.32:

-Automatische Regeln|Freie Regel: Datenbankfelder können jetzt mit einer freien Regel geleert werden

Version 8.0.30:

-Automatisches Editieren: Fix für Probleme mit Fremdschlüsseln

Version 8.0.29:

-Oeckl: Fix für die Verwendung eines Proxys

Version 8.0.28:

-Kürschner|Stichwörter|Überprüfung der recherchierten Adressen: Anpassungen der bestehenden Stichwörter

Version 8.0.27:

-Kürschner|Stichwörter: Anpassungen für Stichwörter von Mitarbeitern

Version 8.0.26:

-Oeckl: Neues Feld für den Nachname-Präfix (z.B: Ursula von der Leyen => Präfix: von der). Dieses muss im Mapping entsprechend auf ein cobra Feld gemappt werden.

-Oeckl: Titel nach Name wird jetzt von Oeckl ohne Komma vor dem Kürzel geliefert (z.B: "MdB")

-"Adressen bearbeiten": Hinzufügen/Entfernen von Stichwörtern

-"Änderungen prüfen": Neues Tab im unteren Bereich für die Anzeige der Änderungen an den Stichwörtern der Adresse (hinzugefügte bzw. entfernte Stichwörter)

Version 8.0.25:

-Oeckl: Falls bei Oeckl vorhanden und im editManager Mapping eingestellt, werden Links für Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn und Xing  übernommen

Version 8.0.24:

-"Änderungen drucken": Hinzufügen des Nutzers welcher die Änderung beantragt hat und des dazugehörigen Erstelldatums in der generierten Report-PDF

Version 8.0.23:

-RunEdMTask: Fix für Probleme bei Verbindung zum laufenden cobra (cobra Anmeldebildschirm wurde angezeigt)

Version 8.0.22:

-Stichwörter: Für bestehende Datensätze aus Kürschner und Oeckl können Stichwörter über Onlinedatenbanken, „Überprüfung für recherchierte Adressen" in die neue hierarchische Stichwortstruktur umgewandelt werden. Die betreffenden Adressen müssen hierfür recherchiert werden. Hierbei werden zusätzlich nicht mehr verwendete Kürschner bzw. Oeckl Stichwörter aus dem cobra Stichwort-Vorrat entfernt.

Version 8.0.21:

-Benutzer-/Gruppenverwaltung: Anpassungen für die Verwendung von ActiveDirectory

Version 8.0.16:

Gremienmodul: Erweiterte Unterscheidung der Rollen für Hauptpersonen (Mitglied, stellv. Mitglied, Vorsitzender, stellv. Vorsitzender)

Version 8.0.14:

-Kürschner: Erweiterung für die Verwendung von im Datenbestand eingeschränkten Benutzerkonten

-Kürschner: Anpassungen bei der Suche im Bereich "besondere Ämter/Funktionen"

Mit den neuen Streaming-Optionen im eventManager erhalten Sie die Möglichkeit für Einzelveranstaltungen einen Button als Verlinkung auf eine externe Streaming-Plattform in der Anmeldebestätigung Ihrer Teilnehmer zu positionieren.

Der Hinweis auf den Link bzw. den Stream erfolgt sowohl in der Bestätigungs-E-Mail als auch auf der Bestätigungsseite.
Weiter können Sie etwaige Hinweis-Texte selbst definieren. Texte oberhalb und unterhalb des Buttons sind ebenfalls zur Individualisierung vorhanden.

Zudem haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wann für Ihre Teilnehmer der Button / Link aktiv klickbar sein soll.
Solange dieser Zeitpunkt nicht erreicht wurde, wird ein Countdown inklusive optionalem Hinweistext angezeigt werden.

Abschließend bieten wir Ihnen die Möglichkeit auch eine Verlinkung auf eine Aufzeichnung zu konfigurieren.

Sie erhalten mit den Streaming-Optionen im eventManager also folgende neue Verlinkungsmöglichkeiten:

• nur Live-Stream
• Live-Stream und Aufzeichnung
• nur Aufzeichnung

Sie können die Optionen auch mit einander verbinden.

Wir planen das Feature für die kommende eventManager Version 6.6 so zu erweitern, dass bei Rahmen- und Teilveranstaltungen auch je Anmeldung zur Teilveranstaltung eine Verlinkung inklusive Countdown auf einen eigenen Stream ermöglicht wird.

Optimierungen

• Schnellinitialisierung der webExtension beim Start des eventManagers
• Anpassungen für die neue API in cobra 2020

Neuerungen

• Einführung von Buchungsnummern für Begleitpersonen
• Sortierbarkeit von Dokumenten
• Sortierbarkeit von Auswahllisteneinträgen
• Sortierung von Teilveranstaltungen im Dialog Hochladen bei Rahmenveranstaltungen
• webExtension-Konfigurator für Veranstaltungskategorien
• Erweiterung für Social-Media-Felder
• Untersützung  personenbezogener E-Mail-Konten beim E-Mail-Versand
• Adressfilter für Löschanfragen
• Streaming-Optionen für Einzelveranstaltungen (FAQ)

Optimierungen

• Optimierungen zur Barrierefreiheit der webExtension
• Zahlungs-Schnittstelle zu PayPal
• Anpassungen bei der Anmeldung von Vertretern
• Sicherheits-Features
• Kommunikation eventManager-webExtension; Performance

Neuerungen

• Gruppenanmeldungen (anonym)
• Unterstützung von Streaming-Diensten und Webinaren
• LogIn-Feature
• Option auf Integration des Design- und Kommunikations-Moduls

Aktivitäten bieten Ihnen sehr vielfältige Möglichkeiten in der Nutzung. Hierbei geht es im Wesentlichen darum definierte Aktivitäten oder Aktionen von Teilnehmern festzuhalten oder Teilnehmer mit Hilfe von Aktivitäten zu leiten oder auch die Teilnahme zu zählen.

Aktivitäten können in beliebiger Anzahl in den Apps dargestellt und genutzt werden, Sie haben dabei ganz unterschiedliche Eigenschaften:

• Ein Bild und bis zu 4 Beschreibungstexte
• Definierte Sichtbarkeit von / bis
• Beginn und Ende, in dem die Aktivität genutzt werden kann
• Optional Audio oder Video für begleitende Informationen
• Können gruppiert werden oder untereinander verschachtelt werden
• Können wiederholt werden, die Häufigkeit kann festgelegt werden

Aktivitäten können von Teilnehmern in der eventApp und / oder dem Veranstalter in der adminApp bestätigt werden. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• ohne Bestätigung (also nur zur Information)
• per Scan eines QR-Codes
• per Direktklick
• per Klick auf eine Auswahl von bis zu 5 Schaltflächen
• optional kann im Anschluss eine Sternebewertung durch den Teilnehmer abgegeben werden.

Denkbare Einsatzbereiche sind z. B.:

• Führungen in Städten, Museen, Ausstellungen, Tag der offenen Tour-Veranstaltungen, Tag der offenen XXX-Veranstaltungen (Aktivitäten sind hier z. B.  einzelne Punkte auf einer definierten Route, Ausstellungsstücke, Points of Interests o. ä.)
• Ausgabe von Materialien, Essen, Getränken, die limitiert sind oder deren Ausgabe gezählt werden soll (auch zu Abrechnungszwecken)
• Schnitzeljagden oder Ralleys
• Protokollierung bzw. Zählung von Teilnahmen (Kursen, Seminaren, Mietobjekten etc.)
• Abstimmungen bei Mitgliederversammlungen
• Adhoc-Umfragen bei Veranstaltungen
• Abfrage von Interessen bei Teilnehmern (als Service für Aussteller oder Sponsoren)
• u. v. m.

Nach Bestätigung einer Aktivität wird diese als durchgeführt gekennzeichnet oder entsprechend gezählt, wenn es sich um eine wiederholbare Aktivität handelt. Etwaige abhängige Aktivitäten werden freigeschaltet.

Die Nutzung der Aktivitäten kann in der adminApp oder im Anschluss im eventManager ausgewertet werden.

Die Bearbeitung einer Adresse mittels EditManager erfolgt typischerweise im 4-Augen-Prinzip.

Dies bedeutet, dass Änderungen, Neuanlagen und Importe von Adressen durch einen oder mehrere Redakteure geprüft werden müssen bevor sie im Live-System wirksam werden.
Redakteure können derlei Anträge bestätigen, stornieren oder nachträglich verändern.

Beim Dateiimport können Redakteure eine Dublettenprüfung durchführen und ggf. Adress-Neuanlagen veranlassen oder bestehenden Adressen zuordnen.

Sämtliche Änderungen können in einer Übersicht nachverfolgt und verarbeitet werden. Änderungsanträge und bereits erfolgte Änderungen lassen sich ebenfalls ausdrucken.

Redakteure können Änderungen von Benutzern mit direkten Schreibrechten zurücksetzen oder die Änderungsinformation löschen.
Die Funktion Änderungsinformation löschen entfernt hierbei lediglich den Eintrag der Änderung aus der Übersicht aller Änderungen und macht diese nicht rückgängig.

Um den Redakteursmodus für Benutzer aktivieren zu können, müssen die EditManager-Einstellungen mit cobra Systemverwalter-Berechtigung aufgerufen werden.

Konträr zum 4-Augen-Prinzip des EditManagers, gibt es den direkten Schreibmodus im EditManager.
Dieser ermöglicht es beispielsweise Powerusern Adressänderungen in cobra ohne Prüfung durch den Redakteur vorzunehmen.

Bitte beachten Sie:

Redakteure besitzen standardmäßig keine direkten Schreibrechte, auch ihre Änderungen müssen zunächst im 4-Augen-Prinzip verarbeitet werden bis der direkte Schreibmodus für den Redakteur aktiviert wurde.

Um den direkten Schreibmodus für Benutzer aktivieren zu können, müssen die EditManager-Einstellungen mit cobra Systemverwalter-Berechtigung aufgerufen werden.

Unter dem Punkt "Meine Änderungen" können Sie diejenigen Ihrer Adress-Änderungen einsehen, welche noch nicht durch einen Redakteur verarbeitet worden sind.

Sie haben hier auch die Möglichkeit Ihre Änderungen erneut zu bearbeiten.

Weiter ist es Ihnen möglich die farblichen Markierungen in den Redakteurseinstellungen individuell zu definieren.

Ähnlich zu cobra, können Sie auch mit dem EditManager Adressen bearbeiten.

Neuanlagen, Veränderungen oder Duplizierungen werden dann vom Redakteur überprüft und bestätigt bzw. storniert, bevor diese in Ihrer cobra wirksam werden.

Darüber hinaus können Sie für jede Aktion im Adress-Management eigene Termine und Bemerkungen für Ihre Redakteure hinterlassen.

Auch ist es möglich individuelle Ansichten für die Bearbeitung oder Neuanlage von Adressen zu nutzen.
So können Sie beispielsweise beeinflussen, dass nicht alle Feldinformationen bearbeitet werden können, die zuvor bei der Adress-Neuanlage befüllt werden müssen.

Über den Datenimport des EditManager ist es Ihnen möglich Auswahllisten in cobra anzureichern.

Um dieses Feature nutzen zu können, müssen Sie im Mapping des Datenimports die Checkbox "Zu Auswahlliste hinzufügen" für die Felder aktivieren, bei denen die cobra-Auswahlliste um die importierten Daten angereichert werden sollen.

Bitte beachten Sie:
Die cobra-Felder müssen bereits mit Auswahllisten verknüpft sein.
Es werden keine neuen Auswahllisten auf diesem Wege erzeugt.

Mit der Option "Daten in der WebExtension löschen" können Sie Stammdatenaktualisierungen bereinigen oder Umfragen in den Ausgangszustand versetzen und somit erneut abfragen.

Wir unterscheiden hierbei zwei Verfahren:

1. Ausgewählte Adressen in der WebExtension löschen
   Sie können hier die in der WebExtension gespeicherten Daten zu einzelnen oder recherchierten Adressen löschen.
   Bei diesem Löschvorgang werden sämtliche Angaben zur Adresse aus der WebExtension gelöscht - das bedeutet auch, dass der zugehörige Teilnehmer-Link zur Stammdatenaktualisierung ungültig wird.
   
   Diese Option empfiehlt sich bei Adressen auf der Sperrliste, inaktive Adressen oder wenn Löschanfragen gestellt werden.
   
   
2. WebExtension-Formulardaten für ausgewählte Adressen löschen
   Auch hier können Sie den Löschvorgang für einzelne oder recherchierte Adressen durchführen.
   Beim Löschen von Formulardaten werden lediglich die bereits angegebene Teilnehmer-Antworten in einer Stammdatenaktualisierung oder Umfrage gelöscht. Die Teilnehmer-Links bleiben also wirksam.
   
   Diese Option bietet sich an, wenn Sie planen eine vorhandene Stammdatenaktualisierung oder Umfrage erneut durchzuführen.

Bitte beachten Sie:

Für die Nutzung der Stammdatenaktualisierung und Umfragen benötigen Sie den EditManager Professional und die Anbindung an eine WebExtension. Unter Umständen wird auch der EventManager Professional benötigt.

Die Erstellung, Bearbeitung oder das Löschen von Layouts erfolgt in den Einstellungen des EditManager über den Layout Designer.

Sie können auf diesem Weg Layouts ähnlich der Eingabemasken in cobra erstellen.
Somit ist es Ihnen möglich spezielle Layouts für Anwender, Redakteure oder Administratoren anzulegen oder bereits Vorhandene zu bearbeiten.

Rufen Sie für die Anpassung eines Layouts im Designbereich das Kontextmenu per Rechtsklick auf und wählen Sie die Option "Layout anpassen".
Im folgenden Dialog können Sie dann Elemente via Drag & Drop im Layout positionieren oder in der Baumansicht anordnen.

Über den Reiter "Layoutzuordnungen" können Sie bestimmten Benutzergruppen ein oder mehrere Layouts zuordnen.

Bei der Aktualisierung und Einpflege von Adressen kommt es nicht selten vor, dass ungewünschte (Sonder-)Zeichen und Formatierungen in die Daten übernommen werden. Für die problemlose Nutzung von Serienmails, Serienbriefen und Datenexporte sollten entsprechende Adressfelder bereinigt werden.

Der EditManager bietet mit seinem automatiersierten Regelwerk die Möglichkeit unerwünschte Zeichen zu entfernen oder zu ersetzen.

Bitte beachten Sie:
Nicht jedes Adressfeld darf behandelt werden. Felder wie die "Briefanrede" sollten nicht von den Regeln verändert werden.

Unerwünschte (Sonder-)Zeichen können über die  Redakteurseinstellungen definiert werden.

Dieser Pool an Zeichen kann an die Ansprüche einer Datenbank abgeändert werden. So wie Sie je Datenbank unterschiedliche Redakteure benennen können, haben Sie auch die Möglichkeit jeweils den Pool an unerwünschten Zeichen pro Datenbank zu definieren.

Diese Liste wird unter anderem auch vom automatisierten Regelwerk des editManagers genutzt.

Über die Funktion "Nachfolger" des editManagers können Sie Nachfolger leicht und übersichtlich in cobra anlegen.

Zunächst wählen Sie die Adresse in cobra aus zu welcher Sie einen Nachfolger erstellen wollen. Dann klicken Sie im Menüband auf EDITMANAGER -> Nachfolger. 

Im ersten Schritt wird der Nachfolger hinzugefügt, wobei die Stammdaten aus dem Vorgänger bereits übernommen wurden. Die Daten sowie die Stichwörter müssen entsprechend angepasst werden. Die Änderung kann terminiert werden.

 Im zweiten Schritt können die Daten des Vorgängers angepasst werden. Soll die Adresse inaktiv gesetzt werden, Stichwörter entzogen oder neu zugeordnet werden?

Die Änderungen müssen wie gewohnt vom Redakteur bestätigt werden. Zusätzlich wird im Bemerkungsfeld der Adressen ein Eintrag hinterlegt und eine Verknüpfung zwischen dem Nachfolger und dem Vorgänger erzeugt.

Sofern der Erstimport der kürschner Daten in cobra erfolgte, kann beim Aktualisieren der Daten in der Schnittstelle der Button "Aktualisierungen" genutzt werden.

Hierbei werden die Daten in der vorhandenen cobra Datenbank mit den Daten der kürschner Datenbank verglichen und entsprechende Änderungen angezeigt. Zum Abgleich werden die Felder PersID und AbID genutzt. Die ausgewählten Änderungen können nochmals selektiert und anschließend in cobra übernommen werden.

Der Rollenassistent dient zur Überprüfung der aktuellen Recherche auf doppelte Funktionsadressen oder anzuwendende Rollen. Dafür müssen zunächst den Adressen Rollen zugewiesen werden. Eine Adresse auswählen und über das Menüband editManager -> Zuweisung im Bereich Rollen auswählen.

 Dabei sind bewusst doppelt angelegt Adressen jeweils als Hauptperson zu kennzeichnen (z.B. weil eine Adresse in unterschiedlichen Funktionen in der Datenbank vorhanden ist.) In dem obengezeigten Beispiel definieren wir für die Adresse "Maxi Musterfrau" die Rolle "Sekretariat" für die vorher in cobra ausgewählte Hauptperson "Max Mustermann".

Standardmäßig sind verschiedene Rollentypen angelegt. Der Typ Sekretariat ist als additiv definiert. Diese Eisntellungen können in den Einstellungen des editManagers bearbeitet werden.

 Führt man nun eine Recherche aus, in welcher nur der Geschäftsführer Herr Max Mustermann vorhanden ist, kann man den Rollenassistenten starten um die aktuelle Recherche auf anzuwendende Rollen zu überprüfen. Im Rollenassistent ist ersichtlich, dass zur Adresse Max Mustermann weiter Adressen mit Rollen existieren. Werden die Rollen angewendet, wird das Sekretariat Frau Maxi Musterfrau ebenfalls recherchiert. Mit "Ausführen und Recherche speichern" wird dieses Ergebnis in die cobra Recherche übertragen.

 Bei mehreren Adressen mit der Rolle "Hauptperson" können die Adressen priorisiert werden. Um sich die aktuellen Rollen einer Adresse anzusehen und innerhalb einer Identitätsstruktur die Prioritäten der Funktionsadressen festzulegen, starten Sie die Rollenübersicht über die angegebene Schaltfläche in der cobra-Symbolleiste. Über die Buttons Prioritäten erhöhen/verringen können Sie Prioritäten vergeben, wobei die Prio 1 die höhste darstellt. Priorität 0 bedeutet, dass keine vergeben ist.

Sollten in der Recherche nun Adressen in der Recherche mehrfach auftauchen, können diese über den Rollenassistenten und den Berücksichtigen der Prioritäten aus der Recherche mit einem Klick entfernt werden.

Die Anzahl der möglichen Redakteure wird bestimmt durch die Anzahl der erworbenen editManager-Lizenzen.
Jemand der das Redakteursrecht besitzt, hat die Möglichkeit ausstehende Änderungen zu bestätigen oder zu verwerfen, die über den editManager getätigt wurden.
Desweiteren stehen ihm Funktionen zur Verfügung, die ausschließlich ein Redakteur sieht und nutzen kann.

Die Zuweisung eines Redakteurs erfolgt auf vorhandene cobra-Benutzer. Das Recht kann auf andere cobra-Benutzer übertragen werden (z.B. bei Wechsel des Mitarbeiters).

Falls Sie zusätzliche Redakteurslizenzen erwerben möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter vertrieb@astendo.de oder unter der +49 30 2000 543 0

Mit dem Gremienmodul können eigene Verteiler/Gremien angelegt und verwaltet werden. Sollten kürschner-Daten, also politische Adressen in der Datenbank vorhanden sein, werden die kürschner-spezifischen Stichwörter genutzt um automatisch Gremien anzulegen und die Adressen zu zuordnen.

Das Gremienmodul ist ein Ansichtenelement, welches zunächst in die Ansicht als eigenständiges Register integriert werden muss.

Die Konfiguration kann im Menüband über den Punkt Gremien/Verteiler aufgerufen werden.

Mit den Buttons Rollen und Gremien können eben diese neu angelegt oder aber bearbeitet werden. Über "Anzeige konfigurieren kann bestimmt werden, ob inaktive Datensätze angezeigt und ob Untergremien überall oder nur im aktuellen Gremium angezeigt werden sollen.

In der Baumansicht können die Gremien aufgeklappt werden, so dass die Untergremien sichtbar sind. Für kürschner Adressen finden sich hier die Ausschüsse als auch die Parteien.

Wählt man ein bestimmtes Gremium aus, werden auf der rechten Seite alle zugehörigen Adressen dargestellt. Im untenstehenden Beispiel werden im Hauptgremium die Mitglieder angezeigt, in den Untergremien jeweils die Mitarbeiter, die stellvertretenden Vorsitzenden und die Vorsitzenden.

Die angezeigten Adressen können mit einem rechten Mausklick oder mit den Buttons aus dem Menüband in eine cobra-Recherche übertragen werden.

Bereits recherchierte Adressen werden im Gremienmodul blau fettmarkiert dargestellt.

Mit dem editManager haben Sie die Möglichkeit Adresslisten zu importieren und diese in Ihre cobra Datenbank einzupflegen. Es werden xls (Excel 97-2002) bzw. xlsx (Excel 2010), csv und xml-Formate für den Import unterstützt. 

Es ist zusätzlich möglich den importierten Adressen Stichwörtern zu hinterlassen oder falls in der Adressliste eine Stichwort Spalte existiert, lässt sich dieser Spalteninhalt durch das Konfigurieren des Mappings als Stichwort hinzufügen. 

Durch verschiedene Import-Mappings können unterschiedliche Informationen aus derselben Datengrundlage importiert werden. Falls sich die Struktur der zu importierenden Adressliste ändert, raten wir Ihnen dazu auch ein neues Import-Mapping anzulegen. 

Falls eine Adresse aus der importierten Datei bereits in cobra vorhanden ist, kann diese z.B. mittels Dublettenerkennung der Adresse in cobra zugeordnet werden und anschließend entschieden werden, welche Feldinhalte vom Import überschrieben werden sollen. Diese Prüfung erfolgt mittels des Redakteursmodus. 

Ein automatisierter Import via editManager-Dienst ist ebenfals möglich.

1. Nachdem die Schnittstelle in den Einstellungen des editManagers konfiguriert wurde, kann die kürschner-Datenbank über den Befehl "Onlinedatenbanken" geöffnet werden.

2.  Über den Suchbereich kann ein bestimmter Bereich/ ein Gremium/eine bestimmte Person zum Import ausgewählt werden.

Mittels Doppelklick auf eine selektierte Adresse werden Detailinformationen sichtbar.

3. Nach der Auswahl von zu importierenden Adressen werden diese mit dem Befehl "Adressen übernehmen" in die cobra-Datenbank übertragen.

Je nach hinterlegter Einstellung werden die Daten direkt in die Datenbank geschrieben oder aber im Bereich "Adressenzuordnung" zur Überprüfung verschoben. Besonders bei bereits in cobra vorhandenen politischen Adressen empfiehlt sich eine manuelle Überprüfung um die vorhandenen Daten mit den kürschner Daten abzugleichen.

 4. Wurden bereits kürschner-Daten übertragen, können diese in der Schnittstelle über den Button "Aktualisierungen" aktualisiert werden. Hierbei wird geschaut, welche Bereiche bereits importiert wurden um anschließend in der cobra und in der kürschner-Datenbank abzugleichen, was sich verändert hat.

Über den Button "Aktualisieren" werden je nach Einstellung alle neue Datensätze direkt in cobra übertragen oder im Bereich "Adresszuordnung" hinterlegt. Alle Änderungen können im Bereich "Adressen überprüfen" kontrolliert und angenommen oder storniert werden.

Die editManager Professional Version beinhaltet die Möglichkeit, dass diverse Tätigkeiten wie das Hoch- oder Herunterladen von Stamm- oder Newsletterdaten automatisiert erfolgen kann. Dies ist mit dem editManager Dienst realisierbar. Sobald der Dienst im System eingebunden und konfiguriert wurde, erhalten Redakteure Zugang auf den Bereich Dienstkonfiguration in den editManager-Einstellungen.

Wie im Bild erkennbar, sind neben dem Hoch- sowie Herunterladen von Stamm- und Newsletterdaten auch weitere automatisierbare Aktionen mit Hilfe des editManager-Dienstes möglich.

Für die Stammdatenaktualisierung ist es notwendig, dass die Adressdaten hochgeladen werden. Dies wird durch die Aktion "Adressdaten aktualisieren" ermöglicht.
Diese Aktion wird über ein Start- und Enddatum terminiert. Die Häufigkeit der Ausführung wird mittels von Wochentagen und einem festzulegenden Intervall angegeben.
Über die Auswahl der Stammdatenaktualisierung wird festgelegt, für welche Stammdatenumfrage der Upload gilt.
Der "Änderungsmodus" schränkt die hochzuladenden Adressen auf "nur neue oder geänderte" ein. Desweiteren kann über einen "Adressfilter" nur spezifische Adressen aus Ihrer cobra-Datenbank hochgeladen werden.

Sofern die Stammdaten nun aktualisiert wurden, müssten auch mögliche Änderungen wieder heruntergeladen werden. Dies findet mit der Aktion „Datenänderungen herunterladen“ statt und erfordert die Einrichtung des Start- sowie Enddatums, der Häufigkeit und des Intervalls.

Für das Herunterladen von Anmeldungen eines Newsletters und für das Generieren von Abmeldelinks in cobra werden jeweils eigene Aufgaben konfiguriert. Beide Aufgaben benötigen zusätzliche Anpassungen im editManager: Bei jedem Newsletter muss zuvor ein Mapping zwischen webExtension und cobra-Felder hinterlegt werden.

1. Nachdem die Schnittstelle in den Einstellungen des editManagers konfiguriert wurde, kann die OECKL-Datenbank über den Befehl "Onlinedatenbanken" geöffnet werden.

2. Über den Suchbereich können Adressen aus verschiedenen Bereichen recherchiert werden. Dabei wird die Kategorie- von der "normalen"-Suche unterschieden. Standardmäßig ist zunächst die Kategorie-Suche ausgewählt, so dass man aktiv in die "normale" Suche wechseln kann.

3.  Die Kategorie-Suche kann über die Auswahl der Häkchenkästen verfeinert werden. Wird ein Datensatz markiert,  werden im unteren Bereich die dazugehörigen Daten eingeblendet. Grundsätzlich werden alle Adressen aus dem jeweiligen Bereich in die Datenbank importiert.

4.  Bei der "normalen" Suche sollte zunächst ein Suchbegriff definiert und anschließend ein oder mehrer Kriterien (Volltextsuche, Personen, Institutionen) werden.  Für weitere Kriterien stehen Felder wie z.B. Land, Bundesland, PLZ etc. zur Verfügung.

5. Die Ergebnisse werden auf zwei getrennte Registerkarten dargestellt. Je nachdem was gesucht wurde, muss u.U. die Registerkarte gewechselt werden. Eine Auswahl der zu importierenden Adressen erfolgt über das entsprechende Hakenfeld.

6. Mittels Doppelklick können Sie sich einen Überblick über die mit der ausgewählten Adresse verbundenen anderen Adressen  verschaffen. Sofern Sie im Bereich Institutionen recherchiert haben, werden hier ebenfalls nicht nur die ausgewählte Adresse, sondern auch gleich die damit verbundenen Adressen importiert.

7.  Wurden bereits OECKL-Daten in cobra übertragen, können diese in der Schnittstelle über den Button "Aktualisierungen" aktualisiert werden. Im unteren Bereich werden die bereits importierten Adressen angezeigt. Mit den Hakenfelder kann bestimmt werden, welche Adressen aktualisiert werden sollen. Die Aktualisierung erfolgt über den Button "Ausführen".

Version 9.1.5|Version 10.0.27:

-UpdateService: Erweiterungen für 'Gremien und Gremienmitglieder zur webEx hochladen' (Filter auf geparkte Recherchen)

-UpdateService: Neuer Bereich 'Zusatzdaten aktualisieren' für das Hochladen von Zusatzdaten zur webEx

-Optimierungen und Fehlerbehebungen für Kürschner und Sendinblue

Version 9.1.1|Version 10.0.21:

-webEx: Herunterladen von Änderungen bei Mitgliedern im Gremienmodul über die webEx

-Gremienmodul: Optimierung für große Datenmengen

Version 9.1.0:

-Kürschner: Anpassungen bei der Ermittlung der Stichwörter und die Kürschner Benutzerverwaltung

-Sendinblue: Diverse Anpassungen

Version 9.0.98:

-UpdateService: Erweiterungen für "Transaktions-E-Mail versenden"

-Gremienmodul: Fix für Probleme mit Datumsformaten

Version 9.0.97:

-UpdateService: Neuer Job 'Adressen aus Zusatzdaten in Listen hinzufügen'

-Fix: Verwendung eines Terminalservers mit mehreren Benutzern

-Gremienmodul: Fix für Fehler beim Anlegen von Mitgliedern

Version 9.0.88:

-Kürschner: Beim Mapping gibt es eine neue Spalte "Leere Werte ignorieren", die bestimmt, ob ein Feld mit einem leeren Inhalt überschrieben werden soll oder nicht

Version 9.0.86:

-Twingle: Anpassungen an Änderungen der Twingle Schnittstelle (neue Felder inkl. PersonID)

Version 9.0.84:

-Kürschner: Ermittlung der Stichwörter und Gremien gefixt

Version 9.0.83:

-webExtension: Anpassungen an die Änderungen der webExtension Verschlüsselung

Version 9.0.80:

-Automatisches Editieren: Erstellung von Nebenadressen angepasst

Version 9.0.79:

-Sendinblue: Identifizierung der Sendinblue Contacts über die in cobra gespeicherte ID

-Dateiimport: Import von Daten in Zusatztabellen ohne Adressbezug

Version 9.0.76:

-Sendinblue: Anpassungen bei der Blacklist-Synchronisation

Version 9.0.75:

-Automatisches Editieren: Optimierungen

Version 9.0.65:

-Sendinblue: Anpassungen an Änderungen der Sendinblue-Schnittstelle

Version 9.0.64:

-Kürschner: Anpassungen bei der Aktualisierung

Version 9.0.63:

-Dateiimport von CSV Dateien: Fix für Problem mit Dateinen mit Steuerzeichen

Version 9.0.61:

-Kürschner: Fix für Problem bei den Aktualisierungen

Version 9.0.52:

-Adressen hochladen zur webExtension: Anpassungen beim Hochladen von Zusatzdaten

Version 9.0.49:

-Sendinblue: Anpassungen an Änderungen bei Sendinblue

Version 9.0.43:

-Gremienmodul: Fix für Datumsformat

Version 9.0.41:

-Anpassungen an Kürschner

Version 9.0.39:

-Newsletter: Anpassungen an die webEx

Version 9.0.37:

-Anpassungen für die Kompatibilität mit anderen cobra AddIns

Version 9.0.34:

-Kürschner: neue Mapping Felder für Links zu sozialen Medien (Twitter, Instagram, Facebook)

-Kürschner: Überarbeitung der Aktualisierung

Version 9.0.33

-cobra Export Formate|CSV: Es können jetzt sowohl die zu verwendende CodePage, als auch das Feldtrennzeichen und das Texterkennungszeichen definiert werden

Version 9.0.27:

-Dateimimport von Zusatzdaten optimiert

Version 9.0.26:

-Automatisches Editieren/Dienstkonfiguration: Erweiterte Einstellmöglichkeiten für den Adressfilter

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle Version

Version 9.0.18:

-Im Infofenster (Button "editManager") gibt es jetzt einen neuen Button "Datenbank überprüfen", welcher die Datenbankstruktur überprüft

Version 9.0.16:

-Kürschner: diverse Fixes

Version 9.0.15:

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle webEx Version

Version 9.0.14:

-webExtension: Anpassungen an die aktuelle webEx Version

-Sendinblue: Anpassungen an die Schnittstelle

Version 9.0.13:

-Anpassungen für eine Kompatibilität mit AddIns von anderen Herstellern

=> Erster Release für den editManager in der Version 9 für die Verwendung mit cobra 2021